Zo zorg je voor een succesvolle beurs deelname – 12 tips

Twaalf tips voor een geslaagde beursdeelname 

Als je weet hoe beurzen werken, kán het veel opleveren. Doe je dat niet, kost het je onnodig veel geld, tijd en energie. We zien veel te vaak standbemanning moeite hebben met het maken van contact. Sterker nog, we zien exposanten regelmatig wegduiken achter een statafel of in hun smartphone staren wanneer potentieel langsloopt. Best bijzonder, want contact maken is juist de hele reden van jouw aanwezigheid. Toch?

Het advies van Viktor Luttikholt, oprichter van Stop-contact.com en professioneel beursstopper, komt neer op: vooral heel veel voorbereiden voordat je de beursvloer op gaat. Net zoals we dat de vorige  keer adviseerden aan de bezoeker van beurzen, zijn de toverwoorden voor de exposant ook: ‘planning, planning, planning’. Samen met Viktor stelden we een handige tiplijst op zodat jij beslagen ten ijs komt bij de eerstvolgende beursdeelname!

01. Wat gaan we daar eigenlijk doen?
Als je doelen wilt halen, is een goede voorbereiding een zeer belangrijk onderdeel. Ook wanneer je er ‘alleen maar staat’ om je naamsbekendheid te vergroten; een veel gehoorde reden, maar zeker ook een doel op zich. Het draaiboek van vorig jaar is op logistieke delen prima bruikbaar maar je verhaal vraagt altijd om een frisse uitwerking. Welke boodschap wil je overbrengen? Werk dat uit en bespreek dat met het hele team; je zult merken dat er veel ideeën ontstaan om mee te nemen in de voorbereiding. Zo wordt de ‘voorpret’ een gezamenlijke effort.

02. Ik heb je! 
Hoe ga je de bezoeker met dat verhaal verleiden, betrekken, aandacht geven, uitdagen, informeren, nieuwsgierig maken, na afloop verbazen? Het is de kunst de bezoeker met een lach binnen te halen en hem of haar met een lach of iets om over na te denken weer te laten gaan. Een gadget als drager van het verhaal kan helpen, maar een goed gesprek is minstens even goed. Wees steeds creatief en ‘raak met lading’. Bezoekers komen niet om hetzelfde verhaal dat op je website staat live aan te horen. Daag jezelf en je team dus uit. Hoe? Verhoog de lat zodat je echt out of the box moet denken. Dit lukt niet alleen met een voorbereidend gesprek met de standbouwer of een beurstrainer, doe het samen met het gehele team.

. Creatief beursplan met een duidelijk takenpakket 
Goed, de reden waarom je er staat is nu duidelijk. En naast het doel weet je ook hoe je de bezoeker wilt prikkelen met jouw verhaal. Werk dit uit in een creatief beursplan, inclusief de acties en taken die van het standteam worden verwacht. Het werkt alleen als ieder teamlid heel duidelijk voor ogen heeft wat te doen zodat de acties ook goed uitgevoerd kunnen worden – dus laat hen iets doen waar zij zich prettig bij voelen. Viktor: “Droog oefenen in een fictieve situatie met rollenspellen, zonder duidelijk communicatieplan en kennis over wat en hoe wordt als doodeng ervaren en helpt niet. Geef jezelf en elkaar op de stand de eerste twee uur de ruimte om je gesprekken en handelen in de nieuwe werksituatie eigen te maken.”

04. Functionele blauwtjes lopen
De beurs is een ideaal platform om gesprekken te oefenen. Fouten maken hoort daarbij, zo lang ze weer hersteld worden of er lessen uit worden gehaald. We noemen dat ook wel: functioneel een blauwtje lopen. Nieuw personeel meenemen is dus een goed idee. Ze krijgen een indruk van wat er speelt bij de doelgroep en hoe collega’s zaken oplossen. Bedenk wel dat een beursdeelname in B2B omgeving een marketingtool is, dus laat agressieve verkopers thuis!

05. Van achteren naar voren
Werk in de voorbereiding van achteren naar voren. Je beursdeelname is onderdeel van een groter marketingtraject. Welke acties heb je na de beurs al ingepland? Hoe ga je in de follow-up de verkregen leads benaderen? Samenwerking tussen sales en marketing is van groot belang om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Zo wordt de beurs onderdeel van een langere strategie. Viktor: “Maak een plan voor 100 dagen na de beurs. Welke middelen ga je allemaal inzetten om de wowsteeds weer te verkrijgen bij je doelgroep en zijn die middelen ook al nuttig tijdens de beurs?”

06. Puntje van aandacht: de stand
De stand is je werkruimte en staat in dienst van je marketing- en beursplan. Zorg dat je heel duidelijk weet wat en hoe je wilt overbrengen, voordat je een bouwer een ‘leuke stand’ laat maken. Veel standbouwers zijn geen conceptbouwers. En de kern van het concept moet juist komen uit het hart van de organisatie. Ongeacht je budget, is het belangrijk dat je herkenbaar en sprankelend bent. Zowel met de inhoud (het gesprek) als de vorm (de stand). En heel eerlijk, een verhaal of een gesprek beklijft vaak beter dan de glitters op de wand of het tapijt van je beursstand (al geeft het in sommige gevallen wel wat extra aantrekkingskracht, maar daar staat budget tegenover).

07. Nodig mensen uit in jouw ‘tijdelijke werkplek’
Nodig mensen uit voor de beurs en maak hen alvast nieuwsgierig naar jouw verhaal. Waarom zouden ze 80 kilometer rijden om naar de beurs te komen? Niet voor een kop koffie of ‘even bijpraten’. Wat kan helpen: de uitleg van een innovatie, een productpresentatie, een kennissessie met een goede spreker in de stand, een netwerkborrel of een winactie.

08. Durf uit de stand te stappen
Ja, inderdaad. Als standhouder mag je best een stap op het gangpad zetten om mensen aan te spreken. Potentiële klanten die nog niet bekend zijn met jouw merk lopen makkelijk voorbij, terwijl je toch ook graag de nieuwe leads wilt spreken op zo’n dag? Een deel van die winst ligt op het gangpad, dus pak die ruimte en die kans…

09. Kruisbestuiving klanten en nieuwkomers
Kruisbestuiving tussen klanten en nieuwkomers werkt heel goed. Klanten worden dan ambassadeurs in jouw stand. Let wel op dat het ook ‘ongeleide projectielen’ kunnen zijn en kies bewust welke mensen je in wilt zetten, zodat zij zich ook onderdeel van jouw team voelen.

10. Zendmast: zenden én ontvangen!
Je zendmast heeft twee functies: zenden en ontvangen. Zet op de beurs je zendmast voor 80% op ontvangen… Viktor: “Wees nieuwsgierig en maak nieuwsgierig. Geef dus aandacht aan bezoekers, richt je op hen, laat hen spreken over hun expertise en zoek op welk punt jij het best zou kunnen helpen. Uiteindelijk is het doel van elke beurs: gelijkgestemde partijen ontmoeten elkaar om wederzijdse groei te verwezenlijken.”

11. En nu ben ik klaar (met jou)
Het voelt heel veilig als iemand lang met je wilt praten. Maar, je bent wel aan het werk! Een gesprek beëindigen is soms lastig. Het is bijvoorbeeld handig als je weet wat de ‘buurman’ doet zodat je bezoekers aan hem kunt voorstellen. Je helpt zo de buurman én de bezoeker.

12. De huishoudelijke regels
Maak plezier met elkaar in de stand en houd de energie hoog. Let wel: een stand met tien gretige mensen als salesforce in knalgele pakken op 25 vierkante meter zonder bezoekers is niet uitnodigend voor de eerste bezoeker. Hangen, bellen, met elkaar kletsen, eten; allemaal vormen van desinteresse in de bezoeker. Natuurlijk mag je pauze nemen, maar niet in de eigen stand. Wees voorzichtig met alcohol, drink veel water, zorg voor hygiëne (dus niet riekend naar de rookruimte of drie teentjes knoflook), draag gepoetste schoenen, kleed je netjes (of herkenbaar in de voorgeschreven kleding van het bedrijf) en houd de stand schoon. Belangrijk: berg eventuele leadformulieren altijd netjes op. Viktor: “De doos met leads wordt bij afbouwen van de beurs wel vaker door standbouwers gevonden tussen de rotzooi. Maak dus iemand verantwoordelijk voor de doos met goud voor het vervolgtraject!”

Als je denkt dat jij alles op orde hebt, ben je misschien wel klaar voor een beursscan! De link naar die gratis scan ontvang je door een mail te sturen naar viktor@stop-contact.com.

Lees ook: 
Zo haal je alles uit jouw beursbezoek – 10 handige tips

Auteur: Barbara van Baarsel

Illustraties Stop-contact door: Kees van Berkel