Vergadertijd….is geen koffietijd?

Het is goed om overleg te hebben, het is goed om te vergaderen. Maar dan wel op een gestructureerde wijze en niet bedoeld als koffietijd. Ook verkopers moeten overleggen. Tenminste…als er inhoudelijk ook onderwerpen zijn die het waard zijn om over te vergaderen. Kwaliteit dus! Vergaderen kost tijd, energie en vooral….geld! Want hoe je het ook berekent…als je een aantal verkopers (en andere medewerkers ook natuurlijk) aan het vergaderen laat gaan wordt er niet verkocht maar gaan de kosten wel door.

In het bedrijfsleven worden er flink wat vergaderingen gehouden. Veel van deze vergaderingen zijn nuttig, evenzoveel wellicht niet. Er is de laatste jaren een grote vergadercultuur ontstaan. Hier en daar zijn al wat signalen waar te nemen dat er minder, slimmer en korter wordt vergaderd om zo effectief mogelijk om te gaan met de kostbare (commerciële) tijd.

Om op een zo effectief mogelijke wijze een vergadering te beleggen en te houden zijn er een aantal basisregels en een aantal tips. Veel (sales) managers weten van deze basisregels af maar vergeten deze structureel na te leven omdat ze zich vaak laten verleiden tot een vergadering waarin iedereen nog een keer zijn ‘zegje’ mag doen en er daarna nog eens lange tijd over wordt gesproken en van gedachten gewisseld, koffiepraat dus!

Hanteer in het vervolg de volgende regels en maak gebruik van enkele tips om de vergadering kort, leuk maar vooral helder en efficiënt te houden.

1. Frequentie

Een maal per 14 dagen voor een plenaire meeting is voldoende als je uitgaat van een effectieve inhoud van een vergadering. Meer vergaderen leidt tot veel (commercieel) tijdverlies en vergadermoeheid na verloop van tijd. De tijd tussen twee vergaderingen moet ook voldoende zijn om actiepunten uit een vergadering tot uitvoer te brengen. Indien de situatie hierom vraagt kan er altijd een vergadering extra worden gepland, maar probeer dan een opvolgende vergadering over te slaan om te voorkomen dat er te kort op elkaar overleg is.

2. Locatie

Het hebben (of kunnen regelen) van een goede vergaderruimte is essentieel voor een goede vergadering. Met z’n tienen (of meer) in een rookruimte is gewoon ‘killing’ voor een goed overleg. Zorg ervoor dat iedereen goed kan zitten en dat er voldoende ruimte is. Dat voorkomt een ‘benauwd’ gevoel en de drang om naar buiten te willen. Een goede locatie hoeft niet te betekenen dat je in het Hilton (of vergelijkbaar) moet vergaderen. Maar regel een locatie met goed licht, goede presentatiematerialen, goede tafels en stoelen, goede airco en verzorging middels drankjes, koffie, thee en indien van toepassing een lichte lunch.

3. Locatie

Veel vergaderingen worden gepland in het eigen het bedrijf. Dat is goedkoper, alles is er bij de hand en je hoeft dan minder te regelen / organiseren dan wanneer het buiten de deur plaatsvindt. Hier is niets op tegen behalve het argument dat het juist goed is om van tijd tot tijd van een interne naar een externe locatie uit te wijken. Om meerdere redenen overigens, zoals:

4. Omvang en duur

We gaan hierbij uit van een reguliere meeting. Niet een vergaderdag op de hei of een intensieve brainstormsessie die soms bewust meer dan een dag kan duren. Met betrekking tot een reguliere meeting het volgende. Ga uit van het 3-K principe. Een simpel ezelsbruggetje om de drie belangrijkste aspecten te onthouden m.b.t een vergadering. Klein, Kort en Krachtig. Enige toelichting:

• a. Klein. Ga uit van een groep van niet meer dan 5-8 personen om effectief te vergaderen. Wanneer de groep (veel) groter is dan 8 personen wordt het al een meer lastige zaak om effectief te vergaderen en veelal komt dat omdat ‘iedereen’ aanwezig wel iets wil zeggen.
• b. Kort. Een reguliere vergadering (bijv. een werkoverleg of weekoverleg) mag niet langer duren dan 1 ½ uur. Alle tijd dat zo’n vergadering langer duurt maakt ‘m onnodig lang en niet effectiever.
• c. Krachtig. Hiermee wordt bedoeld dat er een goede (gespreks)leiding aanwezig moet zijn om een vergadering goed, qua vorm en tijd, te leiden. Een vergadering is er niet om ‘oeverloos’ over standpunten te praten maar om kort een mening weer te geven die wel of niet strookt met het besluit dat moet worden genomen. Uiteindelijk zal een goede voorzitter, middels het democratische model, een besluit moeten zien te realiseren en het via de notulen vast te leggen.

Uitnodiging en agenda. Deelnemers aan een vergadering dienen de tijd te krijgen om zich voor te bereiden op de meeting. Afhankelijk van de importantie van de meeting dient er een agenda met gesprekspunten te worden verstuurd opdat iedereen weet waar de meeting over gaat. Stuur altijd een uitnodiging met een verzoek tot bevestiging erbij. Op deze wijze weten beide (deelnemer en voorzitter) dat men over de inhoud van de vergadering is geïnformeerd en men zich dient voor te bereiden. Een goede agenda geeft de onderwerpen van de meeting aan, de persoon die verantwoordelijk is voor dit desbetreffende agendapunt en de tijdsduur die het onderwerp in beslag mag nemen tijdens de vergadering. Een goede voorzitter zal een agendapunt dat veel te veel tijd in beslag neemt opnieuw op de volgende agenda zetten. Op deze wijze wordt voorkomen dat het a) wordt vergeten en b) een ander agendapunt geen / te weinig aandacht krijgt.

Verslag en actiepunten. Het liefst al de dag na de meeting ontvangt iedereen het verslag van de meeting, aangevuld met de mogelijke actiepunten uit dit overleg. Notulen zijn geen compleet verslag c.q. natuurgetrouwe woordelijke weergave van de meeting maar een weergave van a) genomen besluiten, b) korte weergave waarom een besluit nog niet is genomen, c) actielijst met overeengekomen do-dates en d) een presentie / aanwezigheidslijst. Onderaan de notulen staat altijd dat reacties op de notulen direct moeten worden doorgegeven, zo niet dan zijn ze akkoord.

Tot slot! De kwaliteit van de voorzitter, de deelnemers en de onderlinge discipline die je met elkaar afspreekt zijn de meest belangrijke aspecten om een vergadering kort, krachtig, helder maar vooral nuttig en leuk te houden. Wanneer de sfeer goed is en het nut van een vergadering is aangetoond heeft niemand een aversie tegen een overleg. Succes!!