Verbeter je offerte door middel van design: 8 tips

De offerte is een raar geval. Het is de laatste stap in een heel verkooptraject. Met behulp van de offerte besluiten klanten of ze met jou de deal sluiten. Maar offertes zijn vaak onaantrekkelijk, onpersoonlijk, moeilijk te begrijpen en ze maken geen gebruik van de merkwaarden van de organisatie. Door de offerte in z’n geheel te ontwerpen maken we van de offerte een veel slimmer contactmoment dat het sluiten van een deal optimaal ondersteunt.

“Wie heeft weleens een bureau ingeschakeld om de offerte te verbeteren?

Onlangs gaf ik een lezing over het thema ‘Offertedesign’. Ik vroeg de zaal met tweehonderd mensen: “Wie heeft weleens een bureau ingeschakeld om de offerte te verbeteren?” Niemand stak zijn hand op. Daarna vroeg ik: “Wie heeft weleens een bureau ingeschakeld om de website te ontwikkelen en te optimaliseren?” Alle handen gingen omhoog. Het is opvallend dat er aan de offerte zoveel minder aandacht wordt besteed dan aan de website. En dat terwijl het allebei belangrijke verkooptools zijn.

Een onderontwikkeld contactmoment

Als we kijken naar de verkoopfase van de customer journey, dan zien we dat veel contactmomenten op hoog niveau ontwikkeld worden. Er zijn supercreatieve reclamebureaus die geweldig prikkelende advertenties bedenken. Salesmensen krijgen jaarlijks trainingen om hen zo goed mogelijk verkoopgesprekken te laten voeren. Showrooms worden zo ingericht dat klanten meer besteden dan ze zich hadden voorgenomen. Maar op het moment suprême, wanneer de deal gesloten moet worden, dan krijgt de prospect een document dat niet professioneel is opgezet. Soms zelfs gewoon een vodje.

Binnen de customer journey is de offerte te vaak een dieptepunt

Waarom laten bedrijven geen slimme offerteformats ontwerpen?

De winnende offerte

Waarom laten bedrijven geen slimme offerteformats ontwerpen? Net zoals zij websites, brochures, verpakkingen en showrooms laten ontwerpen? Als we ontwerpen als serieuze, probleemoplossende activiteit zien (en niet als het ‘opleuken’ van de offerte), dan kunnen we fantastische doelen bereiken.

Hogere conversie

De winnende offerte heeft een hogere conversie. Klanten plaatsen namelijk sneller een handtekening onder offertes die ze begrijpen en waarin ze hun wensen herkennen. Bovendien kunnen we door middel van handigheidjes meer up-selling bereiken (zie tip 6).

Minder misverstanden

We weten allemaal: mensen lezen niet. Daarom zag een klant bijvoorbeeld niet welke voorbereidende werkzaamheden hij moest verrichten. En zo kon de installatie van een nieuwe keuken niet doorgaan. Hoe fijn zou het zijn als je dit soort misverstanden kunt voorkomen?

Beter imago

De winnende offerte bezorgt je bedrijf een beter imago. Emotie speelt een grote rol bij het nemen van beslissingen. Een krachtige, onderscheidende en professionele presentatie komt je imago ten goede. En als je nu niet de opdracht krijgt, dan heb je met de offerte toch een goede indruk achtergelaten.

Klantenbinding

De winnende offerte helpt bij klantenbinding. Door het aanbod begrijpelijk te presenteren en eerlijk en transparant te zijn over voorwaarden, bouw je met je klanten een goede langetermijnrelatie op die tegen een stootje kan.

Tijd besparen

Accountmanagers of verkopers gaan tijd besparen. Als je eenmaal een goed doordacht offerteformat hebt ontwikkeld, hoef je niet elke keer het wiel uit te vinden. Zo houden verkopers meer tijd over om klanten te bellen en de weg op te gaan.

8 Tips voor een betere offerte

Hoe kunnen we van de offerte een fantastisch effectieve verkooptool maken? Je kunt beginnen met het in de praktijk brengen van de volgende tips:

Aantrekkelijkheid is belangrijk voor de eerste uptake.

Tip 1: Maak de offerte aantrekkelijk

Soms is de offerte een dik pak informatie. Dit is een barrière voor de klant om ‘aan de offerte te beginnen’. Uiteraard wil je dat de offerte niet in een la verdwijnt en er juist positief uitspringt ten opzichte van de concurrentie. Het is aangetoond dat mensen eerst naar het design kijken, dan bepalen of ze het document afwijzen of niet, en daarna pas naar de inhoud kijken. Bovendien worden documenten die er aantrekkelijker uitzien als eenvoudiger beoordeeld, ook al zijn ze functioneel niet beter. Aantrekkelijkheid is dus belangrijk voor de eerste uptake

Tip 2: Maak de offerte toegankelijk

Oké, je hebt een offerte die door de aantrekkelijke voorkant sneller wordt opgepakt dan andere offertes. Maar als deze wordt opengeslagen, dan wil je nog steeds dat het dikke pak informatie optimaal toegankelijk is. Dit kun je bereiken door een overzichtelijke hoofdstructuur te maken. Deze hoofdstructuur moet je tegemoet laten komen aan wat mensen over jouw aanbod willen weten en wat ze met jouw offerte willen doen. Zo zullen ze snel de informatie vinden die ze nodig hebben. Bijkomend voordeel voor de maker van de offerte is dat hij sneller gaat werken. Want als de hoofdstructuur eenmaal goed is uitgedacht, hoeft hij niet elke keer het wiel uit te vinden.

Informatie die begrepen wordt, wordt sneller omarmd.

Tip 3: Maak informatie begrijpelijk

Op veel offertes staan productcodes en andere cryptische informatie. Klanten hebben niets aan die codes, maar het vermoeit hen wel. Laat codes achterwege en gebruik zoveel mogelijk begrippen die mensen kennen. Maak concepten visueel, want visuele informatie onthouden mensen beter dan tekstuele informatie. Maak de layout overzichtelijk. Offertes bestaan te vaak uit een grijze letterbrij. Door een overzichtelijke layout kunnen lezers de pagina scannen en snel naar de informatie gaan die voor hen relevant is. Het begrijpelijk maken van informatie is belangrijk. Informatie die begrepen wordt, wordt namelijk sneller omarmd. Je hoort mensen weleens zeggen: ‘De offerte was gewoon duidelijk en daarom heb ik voor bedrijf X gekozen.’

Tip 4: Maak het aanbod persoonlijk

In deze tijd verlangen mensen een steeds persoonlijker benadering. Goede verkopers verdiepen zich in de situatie van de klant. Laat die persoonlijke benadering ook op de offerte zien.

Waarom zou je je merkwaarden niet op je offerte laten terugkomen?

Tip 5: Maak gebruik van de overtuigingskracht van je merk

Het aanbieden van een offerte is een kernhandeling van je bedrijf. Als je jouw merkwaarden overdraagt via je de website en brochures, waarom zou je die niet op je offerte laten terugkomen? Je offerte is een verkooptool. Emotie speelt een belangrijke rol bij besluitvorming. Maak gebruik van de emotionele overtuigingskracht van je merkwaarden.

Tip 6: Maak de offerte verleidelijk

Hoe kun je klanten verleiden om extra opties aan te schaffen? Maak het hen super-eenvoudig. Plaats boven de ruimte waar je klant moet ondertekenen een overzicht met extra opties en daarnaast paraafvakjes. Het is heel laagdrempelig om een paraafje in zo’n vakje te plaatsen. Deze vakjes gaan direct geld opleveren! Let wel op dat je keuzestress voorkomt: Nooit opties aanbieden waarbij het moeilijk is een beslissing te nemen. En nooit meer dan vier.

Tip 7: Durf duidelijke afspraken te maken

Klanten hebben een natuurlijk gevoel voor situaties waarin informatie achtergehouden wordt. Het feit dat kleine lettertjes klein zijn, komt al verdacht over. Klanten accepteren strenge voorwaarden, zolang die maar open en transparant worden gepresenteerd. Soms is het nodig mensen aan hun afspraak te laten committeren, zoals rond betalingswijzen. Door mensen de betalingswijze van hun keuze aan te laten kruisen in een vakje, hebben ze fysieke actie ondernomen. Hierdoor houden ze zich beter aan de afspraak. Zo voorkom je verwarring over betalingswijzen waardoor bijvoorbeeld leveringen niet kunnen doorgaan. Dergelijke aankruisvakjes voorkomen frustratie en leveren tevreden klanten op.

Als klanten zien wat ze al achter de rug hebben, krijgen ze het gevoel dichter bij het sluiten van de deal te zijn.

Tip 8: Plaats de offerte in de customer journey.

Een offerte staat niet zelfstandig. Verwijs naar wat voorafging en kijk vooruit. Laat zien dat je gedurende een periode serieus bent bezig geweest met de vraag van klant. Geef een opsomming van alle activiteiten die je al voor je klant hebt ondernomen. Als klanten zien wat ze al achter de rug hebben, hebben ze het idee van vooruitgang en daarbij het gevoel dat ze dichter bij het sluiten van de deal zijn. Vertel ook wat de stappen zijn na het accorderen. Als mensen weten wat er gaat gebeuren na het accorderen van de offerte, verlaag je de drempel om de opdracht in gang te zetten.

Ga de offerte als verkooptool beschouwen

Offertes zijn bedoeld om deals te sluiten tussen bedrijven en hun klanten. Ga de offerte als verkooptool beschouwen en laat hem ontwerpen, zoals je ook de website, brochures en de showroom laat ontwerpen. Stel je eens voor dat verkopers offertes voortaan twee keer zo snel kunnen maken, omdat ze binnen een goed uitgedachte structuur werken? Hoeveel tijd hebben ze dan over om telefoontjes te plegen en de weg op te gaan? Stel je eens voor dat jouw offerte er positief uitspringt ten opzichte van je concurrentie en je orderconversie stijgt met 1%. Wat zou dit betekenen voor jouw organisatie?