Training, selectie trainer en trainingsinstituut

Uitbesteden of zelf doen

Ze stonden er iedere keer weer versteld van. Met vijf man sterk, kostte deze sessie hun bedrijf maar liefst acht duizend euro voor vier dagen. In de pauze kwamen ze tot de conclusie dat deze cursus voortaan beter intern gegeven kon worden. De maandag erop maakten ze dat gezamenlijk duidelijk aan hun verkoopleider. Hij hoorde rustig het gehele verhaal aan en toen zijn secretaresse binnenkwam vroeg hij om een kan koffie met wat lekkers erbij. Heren, vervolgde hij, ik zal u het komende uur uitleggen waarom we in dit bedrijf een training soms liever zelf geven en soms liever uitbesteden.

Uitbesteden of zelf doen, het zelf ontwikkelen en geven van een training versus het inschrijven op een externe training. Twee uitersten waar tussenin ook nog een aantal mogelijkheden ligt. Het begrijpen en kunnen wegen van de factoren die van invloed zijn op het keuzeproces tussen zelf doen of uitbesteden zal de kwaliteit van de uiteindelijke keuze ten goede komen.

Mogelijkheden:

We onderscheiden de onderstaande vormen in het keuzeproces tussen uitbesteden of zelf ontwikkelen en geven van een training. :

• We geven de training zelf
• We laten de training geven door een externe trainer ( open inschrijving)
• We laten de training geven door een externe trainer ( in company/maatwerk)

Dit onderscheid in de fysieke vorm van het trainen werpt echter geen licht op het vraagstuk van uitbesteden of zelf doen in het voor- en natraject die een goed opgezette en doordachte training begeleiden. Kijken we op deze manier naar de training als proces, dan kan het trainingsproces worden onderverdeeld in:

• Vaststelling verbeterpunt/ probleem
• Vaststellen of verbeterpunt/ probleem (gedeeltelijk) kan worden opgelost door training
• Vaststellen doelstelling training
• Ontwikkelen van de training
• Geven van de training
• Evaluatie van trainingsresultaat ten opzichte van de doelstelling van de training
• Geven van follow-up trainingen
• Vaststelling verbeterpunt/ probleem
• Vaststellen of verbeterpunt/ probleem (gedeeltelijk) kan worden opgelost door training
• Vaststellen doelstelling training
• Ontwikkelen van de training
• Geven van de training
• Evaluatie van trainingsresultaat ten opzichte van de doelstelling van de training
• Geven van follow-up trainingen

Vaststelling verbeterpunt/ probleem

In sommige gevallen is het probleem of het knelpunt eenvoudig vast te stellen. Bijvoorbeeld wanneer een nieuwe lichting verkopers aantreedt, die een specifiek stuk product kennis moet worden bijgebracht. In andere gevallen liggen de zaken minder eenduidig en vormt het vaststellen van het probleem juist de bottleneck. Wanneer bijvoorbeeld de verkoopresultaten achterblijven, kan dat vele oorzaken hebben. Als niet duidelijk is wat het werkelijke probleem daarachter is, kan een traininkje ertegenaan gooien nooit de juiste oplossing zijn. In plaats van het symptoom te bestrijden, dient eerst het eigenlijke probleem te worden achterhaald om dat als basis voor de verdere stappen te nemen.

Vaststellen of verbeterpunt/ probleem (gedeeltelijk) kan worden opgelost door training

Of training de oplossing is van het probleem of aan de oplossing kan bijdragen moet vervolgens beoordeeld worden. Voor de opleiding van een nieuwe lichting verkopers zal training allicht een effectieve oplossing zijn. Probeer wel altijd creatief te blijven, want training is niet de oplossing voor alles. Een gedemotiveerde groep verkopers met een achterstand in productkennis zal misschien meer kennis en inspiratie opdoen op een breed georiënteerd congres over hun product portfolio dan op een specifieke training.

Vaststellen doelstelling training

Een goede omschrijving van de doelstelling zal behalve het maken en het geven met name de evaluatie van de training vergemakkelijken. Zonder een duidelijk doelstelling blijft alles in het vage zowel voor de getrainde, de trainer als uiteindelijk ook het bedrijf zelf. Zonder een evaluatie waarbij resultaten aan concrete doelstellingen kunnen worden getoetst, is de effectiviteit en dus het rendement van een training immers niet te bepalen.

Ontwikkelen van de training

Bij het maken van de training zelf is een goede voorbereiding het halve werk. Wees niet te snel tevreden; een goede, doordachte training zal herkend worden en biedt uitzicht op betere resultaten. Let niet alleen op de kwaliteit van de inhoud, maar ook op de didactische vorm van de training. Welke trainingsvorm wordt gehanteerd, zit er afwisseling in de trainingsmethode en is er bijvoorbeeld sprake van een naslagwerk, voor een opfrissing achteraf.

Geven van de training

Alle voorbereidingen komen hier samen en maken of breken de training. Wie gaat de training geven en hoe gaat deze persoon de training geven.

Evaluatie van trainingsresultaat ten opzichte van de doelstelling van de training

Heeft de training bereikt wat ervan werd verwacht? . En hoe kan het trainingsproces worden beoordeeld? Evaluaties zijn een niet te onderschatten onderdeel van een continue trainingsproces. Met de respons daaruit kunnen concrete verbeterpunten worden aangegeven, wat de kwaliteit van een volgende training ten goede komt en/of als input op het trainingsproces in brede zin gebruikt kan worden. Vraag feed back zo terug, dat zowel de vorm, als de inhoud en het proces van de training aan de orde komen. Besteed genoeg tijd en aandacht aan een evaluatie formulier voor de deelnemers zowel in het geval van een eigen interne training als bij een uitbestede training. Kom er tevens op terug bij deelnemers. Laat het niet een eenmalig invulling zijn maar geef aan dat u op basis van deze input verbeteringen heeft kunnen doen in het trainingsproces.

Geven van follow-up trainingen

Beoordeel of het nodig is. Bepaal aansluitend de vorm en inhoud van de follow-up training, om het geleerde niet na een aantal maanden weer te laten wegzakken naar het oude niveau of iets daarboven in het beste geval.

Al deze onderdelen van het trainingsproces moeten aan de orde komen bij het voorbereiden van een training. Bij al deze onderdelen kan bovendien de afweging worden gemaakt om het onderdeel zelf op te pakken of uit te besteden.

Belangrijke aandachtspunten bij de keuze tussen zelf doen of uit besteden:

1. Hoeveel personen moeten er getraind worden: het aantal personen dat getraind moet worden bepaalt meestal of het lonend ( in termen van efficiency, effectiviteit en kosten) is om zelf een trainingsprogramma te ontwikkelen dan wel mensen extern de opleiding te laten volgen. In het algemeen is de ontwikkeling van een intern trainingsprogramma lonend wanneer regelmatig een aantal mensen moet worden getraind. Een individuele training zal dus meestal extern plaatsvinden.
2. De frequentie van training: indien er sprake is van een regelmatige stroom van cursisten loont het zelf geven van de training, indien er sprake is van een zeer onregelmatig patroon dan is uitbesteden veelal een betere optie.
3. Wat moet er getraind worden: het geven van een bedrijfsspecifieke systeem training is vrij snel intern te regelen; het geven van een full time management development programma voor financieel specialisten zal bijna automatisch extern gevolgd worden. Nu is het niet enkel de aard en beschikbaarheid die hierin een rol spelen, maar ook de wenselijkheid om deze training in- dan wel extern te laten volgen. Kiezen we bewust voor een frisse wind van buitenaf of juist niet.
4. Welk niveau moet er getraind worden: op het operationele niveau zullen concrete kennis en vaardigheden gemakkelijker intern en/of on the job kunnen worden uitgebreid, voor het meer abstracte beleidsmatige niveau zal de voorkeur sneller uitgaan naar een externe training.
5. Hoe bedrijfsspecifiek moet er getraind worden: hoe bedrijfsspecifieker de opleiding, hoe groter de kans dat deze intern gevolgd zal worden. Een algemene opleiding kan weliswaar intern gevolgd worden maar zal relatief gemakkelijk en tegen lage kosten extern verkrijgbaar zijn.
6. Welke waarden moeten er getraind worden: indien er sprake is van het overbrengen van bedrijfsgebonden basic values dan is zelf doen de eerste keus.
7. Budgetoverwegingen: voor hoeveel geld mag er getraind worden: indien budget een doorslaggevend element is, betrek dan ook de kosten in de overweging die niet direct aan uw training zijn toe te rekenen. Denk bijvoorbeeld aan gederfde arbeidsuren maar ook verkoopomzet van de deelnemers, ontwikkelingskosten, lerend effect voor de toekomst, herhalings-trainingen. Een goede afweging zal dus rekening houden met alle zaken die in het trainingsproces aan de orde zijn. In het algemeen gesteld zullen individuele onregelmatige trainingen in uitbesteding goedkoper uitvallen dan wanneer ze intern worden gegeven. Daarnaast heeft een extern instituut een concurrentie prikkel, die interne opleidingen in elk geval minder kennen.
8. Binnen welk tijdsbestek moet er getraind worden: indien snelheid gewenst is zal indien de expertise intern voorhanden is een interne training sneller geregeld kunnen worden dan een externe.
9. Hoe objectief moet er getraind worden: indien de objectiviteit van belang is zal een externe trainer objectiever tegen de zaken aan kijken dan een interne trainer. De externe trainer zal minder last hebben van de “bedrijfsblindheid” die iedere interne trainer in meer of mindere mate plaagt.
10. Is er sprake van een sociale rol van de training? : indien de training ook een rol speelt in de zin van verbetering van de sociale verhoudingen binnen het team of het bedrijf ( de informele contacten) dan is een speciale interne training, gericht op het team de aangewezen keus. Als er sprake is van verbreding van kontakten buiten het bedrijf heeft een externe training de voorkeur.
11. Hoeveel invloed wil men hebben op de training: indien men veel invloed wenst te hebben op het trainings programma valt een externe open training meestal af. Met een eigen of in-company training heft men dit probleem op, er is meer invloed mogelijk op het programma en minder van belang zijnde zaken kunnen worden vervangen.
12. Hoeveel kruisbestuiving acht men gewenst? : als men graag een kruisbestuiving tot stand wil brengen door het uitwisselen van ervaringen met anderen, discussiëren en zoeken naar oplossingen met mensen uit geheel andere bedrijfstakken zal dit de doorslag geven in de keuze voor een externe training
13. Hoe flexibel wil men zijn in aangeboden opleidingsprogramma’s: het gebruik maken van externe opleidingsinstituten geeft tevens de mogelijkheid om op korte termijn een zeer breed scala aan trainingen neer te zetten.

Keuze van het trainingsbureau

Bij de keuze van het trainingsbureau of ieder ander bureau dat u ondersteunt bij het trainingsproces is het van belang goed te letten op de punten in de volgende checklist. :

Checklist trainingsbureau keuze

• Ga uit van een tevoren opgestelde doelstelling en een budget.
• Vraag een offerte aan bij een aantal bureaus en let op de snelheid van reageren en professionele uitstraling bij het eerste contact.
• Hoe professioneel is het bureau? Let op de professionaliteit van de presentatie. Laat bij voorkeur de beoogde trainer ook de presentatie doen.
• Hoe gaat trainer om met vragen en voorstellen in oriënterend gesprek. Houdt hij af, vraagt hij door, is hij analytisch?
• Is het trainingsvoorstel goed afgestemd op bedrijfssituatie? Ook op de informatie die van tevoren vanuit het bedrijf is verstrekt?
• Klikt het tussen beide partijen?
• Vraag om een syllabus en materiaal van trainingen die men al gegeven heeft en neem de tijd die te beoordelen.
• Vraag naar referenties en trek ze na.
• Vraag naar voorbeelden van maatwerk programma’s.
• De omvang van de trainingsstaf kan van belang zijn als het om grote aantallen te trainen deelnemers gaat.
• Onderzoek de manier waarop het bureau zijn evaluatie verzorgt. Sluit dat goed aan bij de manier waarop uw bedrijf resultaatgericht wil trainen?
• Ga uit van uw eigen budget bij prijsafspraken maar wees reëel. Kwaliteit moet worden betaald.
• Vraag zelf door als u geen helder beeld krijgt ( inhoud, vorm, proces). Sta op feiten en leg u niet neer bij het eerste het beste antwoord.

Keuze van het instituut bij open trainingen

Bij de keuze van een open, algemene training zult u in eerste instantie vaak afgaan op brochuremateriaal, tenzij u via mond-tot-mond reclame al op een goed spoor bent gekomen. Het is verstandig van te voren op basis van de eigen behoefte een aantal criteria vast te stellen waarlangs het aanbod van de vele verschillende aanbieders kan worden gelegd. Dat kan gaan om zaken als de frequentie van de training, aanbod in de breedte, beschikbaarheid van steeds dezelfde trainer, maximale prijs, locatie(mogelijkheden) en bereikbaarheid. U kunt contact opnemen met een brancheorganisatie (bijvoorbeeld CEDEO, Den Haag), waarbij veel trainers aangesloten zijn voor lijsten van aangesloten bureaus of u oriënteren via uw eigen branchevereniging als het om vakspecifieke kennis gaat. Jaarlijks verschijnt de Marketing, Sales en Communicatie Jaargids (Samsom) waarin onder meer opleidings- en trainingsbureaus overzichtelijk bij elkaar gebracht zijn en die hun globale aanbod in kaart brengt. Let bij een eerste vergelijking in elk geval op de volgende punten:

• Is er een redelijk frequentie van deze training?
• Wordt de training door dezelfde trainer gegeven?
• De achtergrond van de trainer?
• Prijsniveau van de training, zowel naar boven als onderen.
• Wordt in de brochure de doelstelling voldoende duidelijk?
• Staat er een concrete resultaatomschrijving van de training vermeld?
• Is de training voldoende toepasbaar voor uw branche?

Keuze van de trainer zowel bij incompany trainingen als open trainingen

Bij de keuze van een trainer zijn onderstaande punten van belang:

• Sluit het curriculum vitae van de trainer aan bij de kennis en vaardigheden die u overgebracht wil zien?
• Is de trainer voldoende betrokken?
• Beschikt hij/zij over voldoende kennis van de klant, dan wel de markt?
• Een ego in overeenstemming met de te trainen groep.
• Selecteer op goede didactische vaardigheden.
• Inlevingsvermogen van de trainer is een punt van overweging.
• Hoofd werkzaamheid of schnabbel?

Keuze van de locatie

Neem bij de keuze van de locatie de onderstaande punten in overweging.

• Kosten; de “eigen”vergaderzaal is minder kostbaar dan het hotel op de Veluwe
• Tijdsaspect; het direct aan de slag kunnen op de locatie waar men werkzaam is zal weinig tijdverlies geven
• Sfeer; een andere sfeer en de mogelijkheid en soms zelfs de eis om even los te komen van de dagelijkse zaken zullen altijd beter lukken buiten kantoor.
• Aandacht; een locatie buiten de deur schept niet alleen sfeer maar benadrukt ook nog eens extra het belang dat uw organisatie hecht aan een goede training.
• Onrust; een ruimte buiten de deur, zonder faxen, mobiles en andere zaken zal de cursisten de rust geven, eventuele storingen van buitenaf worden ondervangen.

Samenvatting

“Onderzoek alles en behoudt het goede”. Betrek in uw keuze van zelf doen of uitbesteden alle onderdelen van het trainingsproces. Bekijk het van meerdere kanten en laat het gewenste resultaat uiteindelijke de doorslag geven. Onthoud een ding goed en laat dat leidend zijn in uw beslissing, het bereiken van de doelstelling van de training is het uiteindelijke doel van het trainingsproces.

NB:bovenstand artikel werd eerder gepubliceerd in het Praktijkboek Sales van Kluwer.