Ontwerp ideaal salesproces

Een optimaal salesproces draagt bij aan een maximale netto salestijd en een lerende organisatie die steeds slimmer en dus succesvoller te werk gaat. Maar hoe kom je nu tot een best practice, maatwerk sales ritme?

Plan-do-check-act als basis voor sales proces inrichting

In tegenstelling tot sales, is het in veel bedrijfsprocessen – zoals bijvoorbeeld productie en logistiek – vanzelfsprekend dat er wordt gewerkt met een vaste aanpak en procedure. En dat hierop procesmetingen plaatsvinden in volledige transparantie waarmee men continue stuurt op het optimaliseren van de processen. De grondslag van dit permanente leer-/ verbeterproces ligt in de Japanse ‘kaizen’ filosofie. Dit is een zeer succesvolle manier van management waarbij je gestructureerd en planmatig je werkzaamheden plant en uitvoert, analyseert en reflecteert op de resultaten hiervan en vervolgens aanpassingen doet om daarna nog beter te plannen, uitvoeren etc. In Nederland staat deze werkwijze ook wel bekend als ‘plan-do-check-act’ management. Zie hiervoor onderstaand model.

Als je deze werkwijze doorvoert in het salesproces, zal de performance van het verkoopteam blijvend verbeteren. Hiervan zijn tal van praktijkvoorbeelden. Hieronder volgt een aanpak om het sales proces op die manier in te richten.

Gebruik een checklist van de relevante sales (management) activiteiten. Als voorbeeld kan het algemene RedFoxBlue sales lemniscaat (zie hieronder) dienen. Loop er met het sales team stapsgewijs door heen om vast te stellen:

• welke stappen overbodig zijn of ontbreken voor de specifieke sales aanpak van het sales team;
• wat de precieze inhoud is van iedere stap (schrijf de inhoud van de stappen uit het sales lemniscaat na afloop beknopt uit als handleiding);
• wat per stap de verantwoordelijken, tijdsbesteding en frequentie etc. zijn (zie het aanvullende voorbeeld hieronder);
• schets daarna hoe de indeling van het weekritme er grafisch uit komt te zien en scherp dit waar nodig samen nog aan.

In de stap hiervoor heb je het sales proces langs plan/do/check/act in kaart gebracht. Nu is het zaak om alle daarin benoemde sales (management) taken in een vast ritme te zetten.

Waarom is dat sales ritme nu eigenlijk zo belangrijk? Enkele redenen:

Uit onderzoek blijkt dat mensen over het algemeen niet goed in staat zijn om veel zaken tegelijk of door elkaar heen te doen. Ze verliezen dan het overzicht, ze worden minder efficiënt, de stress neemt toe, de kwaliteit loopt sterk terug en ze beleven er zelf bovendien minder plezier aan.
Als mensen zich daarentegen langere tijd kunnen focussen op 1 activiteit, dan neemt de focus toe en komen ze in een ‘flow’. En dit zorgt voor betere prestaties.

Vergelijk dit met een marathon loper: die moet eerst enkele kilometers opwarmen voordat hij in een ‘cadans’ raakt. Als je activiteiten dus kort ‘tussen de bedrijven door’ doet dan doe je dit dus altijd in de opwarmperiode en presteer je nooit optimaal.

Hoe kun je nu de sales (management) taken een goede vaste structuur geven langs een optimaal ritme? Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een sales afdeling zich moet organiseren om een optimaal sales proces te kunnen uitvoeren met maximale netto sales tijd voor de verkopers: