Omgaan met tenders (RFP, RFI, aanbesteding)

Ben je op zoek naar een format voor tenderkwalificatie? Download direct ons format tenderkwalificatie! We laten je zien hoe je succesvol kunt zijn binnen een tender.

“Maximaal scoren op tenders met een minimale inspanning”

Gedreven door de professionalisering van inkoop door economische druk en de verdere technologische ontwikkelingen (inkoop software en internet), neemt het aantal tenders (RFP’s, RFI’s, RFQ’s en Openbare Aanbestedingen) fors toe. Ook bij decentrale overheden en nationale ondernemingen. Deze trend heeft belangrijke gevolgen. Er worden meer aanbieders uitgenodigd, de markt wordt transparanter, persoonlijke contacten zijn ogenschijnlijk minder belangrijk, de verkoop is onpersoonlijker, en het rendement en de kwaliteit worden gemeten aan de hand van schriftelijke antwoorden.

Wat zijn de consequenties van meer RFP’s voor u als verkooporganisatie?

• Uw verkoopkosten stijgen doordat u veel tijd in het lezen en beantwoorden van een RFP of tender moet steken.
• Als uw commercieel team onvoldoende kennis en ervaring heeft met tenders, verliest u omzet.
• Het inschrijven op een RFP of tender kost u veel tijd, geld en energie. Als u niet gespecialiseerd bent, zult u vaak uw beste mensen inzetten. En met een gemiddelde ‘shortlist’ van vijf partijen zult u vaak verliezen.
• Tijdsdruk en onzekerheid leiden snel tot het ‘weggeven’ van marge.

Hoe kunt u anticiperen op RFP’s en tenders?

Als belangrijkste uitgangspunt geldt dat u in uw eigen kracht en kwaliteiten moet geloven. Maar u zult ook aan de volgende zaken moeten werken:

• Zorg dat uw verkoopprofessionals continu bouwen aan hun netwerk binnen prospects en klanten die tenders uitschrijven. Uw kansen stijgen als u de beslissers en beïnvloeders (en hun drijfveren) in een tendercommissie kent.
• Zorg dat de markt u en uw waarde kent door uw verkoopargumentatie goed neer te zetten, zodat u uitgenodigd wordt voor tenders die bij u passen!
• Ontwikkel een ‘tenderkwalificatie procedure’. Formuleer welke tenders u wilt winnen en aan welke tenders u niet mee wilt doen!
• Richt uw commerciële processen goed in. Grote delen van het tenderproces zijn professioneel te standaardiseren. ‘Lichte’ professionals kunnen dit werk prima doen. Zo kunt u tegen geringe kosten prijsschieten op tenders met een voor u lagere winstkans.

Hoe pakt u tenders aan?

Belangrijk om tenders goed aan te pakken is zelf leidend hierin te zijn. Naast al eerder genoemde punten zoals goed netwerken, zelf vooraf actief zijn bij gewilde prospects en zorgen voor een sterke naam en propositie in de markt gaat het om het zelf bepalen aan welke tenders u mee wilt doen, het vooraf inschatten hoe uw kansen liggen om vanuit deze zaken uw strategie en propositie vorm te geven. U bepaalt dus als u meedoet hoeveel tijd u in de beantwoording steekt en wat u aanpak wordt. Het aansturen van dit proces wordt nu verder uiteengezet.

Dit onderdeel geeft inzicht in de winkans op een tender:

• Hoe belangrijk en kansrijk het tender traject is (de kwalificatie)
• Hoe de deelname aan het tender traject wordt ingezet (de strategie)

De kwalificatie wordt aan de hand van drie criteria bepaald en heeft als uitkomst een cijfer tussen de 0 en 9, optelsom van de beoordeling per criterium. Elk criterium krijgt een score tussen 0 en 3:

• 0 = niet / geen
• 1 = laag
• 2 = gemiddeld
• 3 = hoog

In principe geldt dat bij een lage score, 0 – 3, de kans om het tendertraject te winnen laag is en bij een hoge score, 7 – 9, de kans op winnen hoog is.

De drie criteria voor meedoen aan RFP of tender zijn:

1. Macht en Relatie: Hoe sterk is de relatie tussen uw bedrijf en de account/prospect?
2. Win kans: Hoe goed kan uw bedrijf voldoen aan de belangrijkste besliscriteria?
3. Bereidheid: Hoe belangrijk is deze account/prospect voor uw bedrijf?

U kunt de volledige aanpak en de bijbehorende excel spreadsheet gratis downloaden vanaf de site www.salesgids.com onder de rubriek “Gratis Formats” (Tender Kwalificatie en Tender Kwalificatie Worksheet (http://www.salesgids.com/gratis-formats).

Format tenderkwalificatie direct downloaden?