Offertes foutloos schrijven

Ben je op zoek naar een voorbeeld offerte? Download direct onze voorbeeld offerte! We laten je zien waar een goede offerte aan moet voldoen en we geven je voorbeelden om succesvol je eigen offertes op te stellen.

Vandaag de dag gaat er veel correspondentie tussen verkopers en hun klanten op een schriftelijke wijze. Vooral offertes en mailings zijn hiervan voorbeelden, maar ook het gebruik van e-mail is een “schriftelijke” wijze van communiceren.

Gezien het feit dat de schriftelijke communicatie, of het nu een e-mailbericht is of een brief/offerte, een visitekaartje is van de kwaliteit van het bedrijf, of beter gezegd, de persoon die het schrijft (en eventueel digitaal verstuurd) dient deze correspondentie foutloos te zijn.

Vaak genoeg worden er offertes en andere correspondentie, niet foutloos, verstuurd aan relaties. Schrijf- en spelfouten, stijl- en vormfouten of, (en dat gebeurt vaker dan men denkt) worden er door een verkoper (te) moeilijke woorden in een offerte of brief verwerkt die beter vermeden hadden kunnen worden.

Zo wordt vaak aangegeven, vooral door de jongere (lees: minder ervaren) verkoper, dat het wel aardig staat (!) en het kwalitatief (?) beter overkomt als er enig ‘niveau’ in de schriftelijke correspondentie is verwerkt. Niveau in deze context wordt dus verward met ‘moeilijke woorden’.
Het is juist de kunst én kunde van een verkoper om een offerte

• a) Kort, helder en ‘to the point’ te houden;
• b) Schrijftechnisch 100% correct te versturen;
• c) Leesbaar te houden door onjuist gebruik van moeilijke begrippen te vermijden.

Er is overigens in veel bedrijven wel een verschil in kwaliteit merkbaar tussen de schriftelijke (briefvorm) van de correspondentie en het gebruik van e-mail. Terwijl dat niet zou moeten. De redenen dat de schriftelijke correspondentie er vaak kwalitatief beter uitziet kunnen zijn:

• a) Iemand anders (secretaresse) kijkt de offerte na voor verzending.
• b) Er is een ‘spellings-checker’ aanwezig op de computer die wel voor de brieven wordt gebruikt maar niet voor e-mail.
• c) Men besteedt gewoon meer aandacht aan de brieven dan aan de e-mails.

Er wordt dus volledig voorbijgegaan aan het feit dat de ontvanger van e-mail (in sommige gevallen wordt zo’n e-mail intern ook nog doorgestuurd) een (kritische) klant kan zijn (of worden) die zich stoort aan schrijffouten in de tekst. Stel jezelf eens voor dat je zelf een e-mail ontvangt waarin meerdere schrijffouten staan. Je gaat dan ook vragen stellen over de aandacht die aan zo’n bericht is besteed of de kwaliteit van de verkoper (is deze wel in staat goed en foutloos te werken?) of in het ergste geval de kwaliteit van de organisatie waarvoor deze verkoper werkt. De kwaliteit van de correspondentie kan in veel gevallen een indicatie zijn van het niveau van de afzender.

Natuurlijk is er verschil tussen (officiële) brieven en e-mailcorrespondentie. Een brief heeft doorgaans een veel meer formeel karakter (ook als officieel, schriftelijk visitekaartje) vanuit het bedrijf, wordt vaak gelezen door meerdere (belangrijke) personen en wordt in veel situaties bewaard in een archief. Een e-mailbericht daarentegen is veel minder officieel, wordt vaak verstuurd naar iemand die je kent en/of al hebt gesproken en zal veel minder vaak worden bewaard als officieel document. Echter, het is daarom niet minder belangrijk en juist daarom dient het ook foutloos te zijn. Om te voorkomen dat jij als verkoper het verschil weet tussen kwalitatieve ‘eenvoud’ en één fout teveel volgen hier enige belangrijke tips:

• 1. Houd je correspondentie altijd kort, duidelijk en ‘to the point’.
• 2. Voorkom moeilijke begrippen als die er niet toe doen.
• 3. Gebruik ‘spelling-checkers’ als je die tot je beschikking hebt, maar controleer deze wel altijd.
• 4. Laat een collega/secretaresse je officiële correspondentie nazien.
• 5. Wees ook alert dat je schriftelijke e-mail kwaliteit goed is.
• 6. Schriftelijk iets uitleggen/vertellen of toelichten wordt er niet beter op als je veel te veel woorden gebruikt.
• 7. Schrijf je e-mail niet als een sms-bericht.
• 8. Behandel je e-mail als een brief, denk dus aan aanhef, taalgebruik en ondertekening.

Voorbeeld offerte direct downloaden?