Monkey management

Weer een aapje op mijn schouder?

“Wil jij even dit en wil jij even dat voor mij doen?” Heel vaak worden er even enige vragen (en opdrachten) aan ons gesteld waarmee en andere persoon graag een ‘werkje of een opdrachtje’ aan ons wil geven opdat hij of zij zelf deze werkzaamheden niet zelf hoeft te doen. Dit ‘even vragen’ leidt soms tot ongecontroleerde opdrachtsituaties en voor je het zelf weet zit je tot over je oren in het werk en kom je eigenlijk heel veel uren in de dag tekort voor je eigen werkzaamheden. Deze situatie kan het best worden omschreven als ‘Monkey Management’ en komt helaas voor in allerlei bedrijven en lagen van de onderlinge samenwerking. SalesGids wil dit fenomeen graag even belichten en enkele adviezen geven hoe dit het best kan worden voorkomen. Maar eerst de aanleiding.

Een van de aanleidingen voor monkey management is de hedendaagse werkdrukdruk en stress van de werkzaamheden die moeten worden gedaan in combinatie met een gebrek aan planning van andere collega’s en of managers. Veelal ‘misbruikt’ een manager zijn of haar positie om een werknemer werkzaamheden te laten verrichten die hij zelf liever niet wil doen of vergeten is te doen. En wat is er dan makkelijker om dit werk even uit te besteden aan een collega! De vraag is dus of je als medewerker altijd maar moet instemmen met het werk dat je wordt opgedragen. Nee, dus!! Vandaag de dag heeft nagenoeg elke werknemer een goede taak- en functieomschrijving en op basis van deze omschrijving kan je dus zelf redelijk bepalen welke aspecten er van je worden verwacht.

Dat deze omschrijving enige ruimte in zich heeft zal niemand verrassen maar er mag geen situatie ontstaan dat je maar alles moet uitvoeren. De meest voor de hand liggende aanleidingen voor het afschuiven (of onnodig accepteren) van werkopdrachten zijn o.a.:

• de baas of manager is het zelf vergeten uit te voeren,
• de baas of manager kan zelf geen nee zeggen tegen elke opdracht,
• gebrek aan planning van de manager,
• je kunt zelf geen ‘nee’ zeggen,
• er zijn sowieso te weinig mensen voor alle voorkomende werkzaamheden,
• de manager weet dat jij geen ‘nee’ zult zeggen, en maakt hiervan optimaal gebruik,
• en andere aspecten.

Maar als dit allemaal toch gebeurt, hoe kan ik dat het best voorkomen?

Redelijk eenvoudig. Net als je baas of manager heb jij je eigen primaire werkzaamheden en op basis van deze dagelijkse werkzaamheden worden je prestaties beloont en geëvalueerd. Alle andere, wellicht niet relevante werkzaamheden, zijn dus min of meer irrelevant en zijn dus van minder belang om te doen. Ook vergt het dus tijd en energie om aandacht te besteden aan dit werk en dus kun je deze tijd niet besteden aan je core-activiteiten. Als je dit op een duidelijke wijze uitlegt aan je manager of baas zal ook hij zich realiseren dat er een keuze moet worden gemaakt; “Is de afgeschoven opdracht echt van belang en kan ik daarom mijn medewerker vertellen dat dit belangrijker is dan zijn normale werk?”. Wanneer dit zo is betekend het voor de medewerker dus dat hij geen optimale prestatie kan leveren aan zijn normale werk.

Als medewerker heb je dus net zoveel argumenten om je werkzaamheden te ‘verschuiven’ als de manager die je extra werkzaamheden geeft. Gebruik hiervoor de volgende vragen / aspecten;

• Maar baas, als ik dit moet doen, wie doet dan mijn normale werkzaamheden?
• Als ik dit moet doen, wil jij dan het volgende werk voor mij doen?
• Als ik dit eerst moet afmaken, dan komt mijn andere werk niet gereed?
• Zeg manager, help mij dan ook met het stellen van prioriteiten, wie moet ik teleurstellen omdat ik nu niet alle af kan krijgen?
• Omdat ik dit eerst moet doen, is het dan akkoord dat ik dat andere helemaal niet meer doe?
• En andere tegenvragen…..

Op basis van deze ‘tegenvragen’ kun je dus de manager voor het ‘dilemma’ plaatsen dat ook hij moet gaan kiezen voor het meest belangrijke en tegelijkertijd kun je hieruit ontlenen dat hij of zij de verantwoordelijkheid op zich neemt voor al het andere werk dat blijft liggen. Het is zelfs aan te raden om een bevestiging te vragen (via een memo of een e-mail) voor deze alternatieve werkzaamheden opdat het je later niet kan worden verweten dat je een mindere prestatie hebt geleverd op je normale werkzaamheden. Dit laatste zou wat ‘confronterend’ over kunnen komen maar als je op deze wijze een echte confrontatie over je functioneren kunt voorkomen is dat alleen maar aan te raden.