Doe maar een offerte!

Ben je op zoek naar een voorbeeld offerte? Download direct onze voorbeeld offerte! We laten je zien waar een goede offerte aan moet voldoen en we geven je voorbeelden om succesvol je eigen offertes op te stellen.

Veel daadwerkelijke verkopen of transacties tussen een aanbieder en een aankopend bedrijf vinden plaats op basis van een offerte. De offerte, een schriftelijke omschrijving en toelichting van hetgeen door de aanbieder wordt aangeboden, hoort in principe een conclusie en verslaglegging te zijn van hetgeen er in de eerdere gesprekken tussen in- en verkoper is besproken. Temeer omdat de offerte een ‘op maat gesneden’ voorstel moet zijn waarop een inkoper objectief kan en moet beslissen en kan derhalve geen ‘verrassingen’ bevatten of leiden tot misverstanden die ruis geven aan het eind van het verkoopproces.

Zoals aangegeven is het uitbrengen van een offerte alleen mogelijk aan het eind van de diverse voorgaande gesprekken. M.a.w. het is niet mogelijk een offerte te versturen aan een klant die een verkoper nog niet eerder heeft gesproken. En toch gebeurt dat nogal eens.

Enkele oorzaken waarom een offerte op een totaal verkeerd moment of op een verkeerd moment aan een klant wordt gestuurd zijn o.a.:

Onervarenheid van een (jonge) verkoper:

Een daadwerkelijke verkoop komt pas tot stand als een aanbieding aansluit op de wensen van een klant. Immers, je koopt toch niet iets waar je niet om hebt gevraagd of niet aansluit op je behoefte als klant. En met name die behoefte aan klantzijde dien je als verkoper eerst te inventariseren voordat je een aanbieding kan doen. Met name als een verkoper er niet in is getraind om, middels een goed inhoudelijk gesprek met de klant, te achterhalen aan welke eisen en wensen een aanbieding moet voldoen is het onmogelijk een passende aanbieding te doen. In veel gevallen tijdens het eerste verkoopgesprek ervaart de (jonge) verkoper enige moeilijkheid om ‘door te dringen’ tot de inkoper en ‘vlucht’ hij in de uitspraak “Zal ik u dan eerst een offerte sturen?”. De inkoper neemt deze in dank aan en vertelt, na ontvangst van de offerte, dat deze niet aansluit op de wensen van het bedrijf.

Uitstelgedrag/arrogantie aan inkoopzijde:

Verkopen, het uiteindelijk afsluiten van een deal, is een samenspel tussen ver- en inkopers. Inkopers hebben, historisch zo gegroeid, nu eenmaal een afwachtende houding en kunnen het uiteindelijk tempo van het verkoopproces beïnvloeden. Professionele inkopers realiseren zich dat een verkoper hen nieuwe mogelijkheden en toepassingen kan aanbieden die ze anders nooit vernomen zouden hebben. M.a.w. loont het dus de moeite om altijd enige tijd vrij te maken met een, evenzeer, professionele verkoper die kort en bondig de klant wil en kan uitleggen welke kenmerken en voordelen de propositie heeft voor het bedrijf. Daar moet deze verkoper dan wel even de tijd voor krijgen. Echter, en dat gebeurt helaas steeds meer, wordt een (onervaren) verkoper voortijdig het bos ingestuurd met de mededeling “Doet u maar een offerte!”. De verkoper die dit op basis van deze mededeling toch doet investeert veel tijd in iets dat weinig kans van slagen heeft.

Tijdgebrek aan verkoopzijde:

Goed kunnen plannen, zowel tijd als energie, is een aspect dat een verkoper moet beheersen om zijn beschikbare uren/minuten optimaal in te kunnen zetten. Met name door een te groot ‘tijdverlies’ aan zaken die niet direct met verkopen te maken hebben wil er nog al eens een gebrek ontstaan aan effectieve verkooptijd. Op basis van dit aspect zijn er verkopers die zich denken te helpen door gebruik te maken van digitale mogelijkheden zoals het alvast voorbereiden van een ‘standaardofferte’, een soort template op de computer die als brede basis dient voor offerte aanvragen of als voorbereiding op een eventueel verkoopgesprek. Juist deze wijze van benadering is op z’n minst gezegd niet echt effectief omdat een offerte juist heel gespecificeerd op de wensen en vragen van de klant in moet spelen. Een standaard offerte bestaat gewoon niet. In dat geval spreken we eerder van een ‘informatiesjabloon’ die een mogelijke prospect globaal informeert over enkele kenmerken over het product of dienst. De klant kan hieruit zelf eventuele voordelen voor haar bedrijf of organisatie uithalen. Echter, en dat is de valkuil waar voor gewaarschuwd dient te worden, mag deze wijze van ‘aanbieden’ niet gezien worden als een echte offerte aan een klant. De verkoper moet zich realiseren dat op deze basis van informeren een geringere kans bestaan van echt zaken doen. Het is, in geval van tijdgebrek aan verkoopzijde, beter eerst de beschikbare tijd beter te structureren en echte offerte’s te gaan versturen dan in het wilde weg heil te zoeken in templates.

Wijze van verkopen / geen buitendienst aanwezig:

Iets anders is het als er geen echte buitendienst aanwezig is. Hetgeen meer en meer voorkomt door de toename van bedrijven die verkoopactiviteiten inzetten via telefoon, e-mail en internet. De zogenaamde ‘dot-commers’. Ook in dat geval zullen er van tijd tot tijd offertes moeten worden verstuurd. Echter in dat geval dient er eerst, telefonisch of op een andere wijze, klantinformatie te zijn ingewonnen voor er een echte offerte verstuurd kan worden. Of het product is zo ‘standaard’ dat kan worden volstaan met een standaard informatiepakket voorzien van kenmerken, voordelen en de prijs. Veelal zien we echter dat aan de informatiezijde van deze internet bedrijven wel iets tekort schiet aan het geven van goede klantgerichte informatie. Bijvoorbeeld dat de informatiepagina’s op de website niet up-to-date zijn of dat het gewenste artikel niet meer actueel is. Bedrijven (lees: verkopers) die zich op deze wijze presenteren en willen verkopen dienen zich te realiseren dat men geen echte offerte’s kan sturen zonder persoonlijk contact met de klant. Als dat niet de bedoeling is, hetgeen een bepaalde strategie kan zijn, is het goed om te realiseren dat de websites dan 100% in orde moeten zijn.

Software nodig voor offertes?

Tot slot!

Als we als professionele verkoper tot de conclusie komen dat een offerte een waardevol en inhoudelijk op maat gesneden document moet zijn waarin, op hoofdlijnen of in details, de mogelijke deal of overeenkomst wordt voorgesteld moeten we ervan uitgaan dat een goede offerte aan een aantal minimale eisen moet voldoen, zoals:

• Inhoud en voorstel moet aansluiten op de wensen en eisen van de klant, zoals eerder door een gesprek is verkregen;
• Offerte moet geen ‘verrassingen’ voor de klant inhouden, en moet een soort samenvatting zijn van hetgeen gewenst is door de klant;
• Offerte moet helder en duidelijk zijn, zonder dat de klant moet navragen wat er precies wordt bedoelt met sommige passages uit de offerte;
• Offerte moet op tijd en aan juiste persoon verstuurd worden, om te voorkomen dat de offerte gaat zwerven in de organisatie;
• Offerte moet een visitekaartje zijn van bedrijf en verkoper in kwestie.

En met name dit laatste aspect wordt wel eens vergeten dat de offerte, van begin tot eind, een afspiegeling is van het bedrijf en niet alleen van de verkoper in kwestie.

Voorbeeld offerte direct downloaden?