Death by Powerpoint

Een van de grootste ergernissen van bedrijvend Nederland is het aanhoren en zien van presentaties die door het virus PowerPoint zijn besmet. In dit artikel vindt u een beschouwing over de do’s en don’t’s van dit presentatie-hulpmiddel.

Enig idee naar hoeveel PowerPoint presentaties de gemiddelde manager of medewerker van een middelgroot bedrijf mag kijken, wachtend op een voorspelbare afloop?

Hoewel dit getal ongetwijfeld groter is dan menig presentator vermoedt, blijft het vaak tobben met het vinden van een originele manier om met dit presentatie-hulpmiddel om te gaan. Want er is natuurlijk niets veiliger dan de vertrouwde sjablonen te volgen, de titelslide in te vullen en uw eigen logo vervolgens steeds in kleuren voorbij te zien komen.

En na het invullen van de titelslide begint het pas. Of niet? Mijn advies? Hier ongeveer al stoppen!

Ik wil u in dit artikel een aantal bruikbare ideeën aanreiken die ervoor zorgen dat over uw presentatie nog nagepraat wordt, terwijl u alweer verdwenen bent.

Powerpoint, hulpmiddel, geen doel

Wat is eigenlijk het doel van uw presentatie? Mensen inspireren? Informeren? Een oplossing presenteren? Verkopen? Of juist een nieuw idee introduceren? Amuseren? Een gedragsverandering creëren? Allemaal compleet verschillende doelen die vaak met hetzelfde hulpmiddel bereikt lijken te moeten worden.

Hier begint de verwarring al. PowerPoint is een hulpmiddel. Geen doel op zich. Dit wordt wel eens door elkaar gehaald, zeker door diegenen die met alle knoppen op de taakbalk zijn gaan experimenteren en allerlei verrassende effecten per slide proberen toe te voegen. Knipperende namen die van links naar rechts binnenkomen, typ-geluiden die uit uw computer komen om de aandacht te trekken, niets is gek genoeg. Maar het zorgt ervoor dat de spreker voornamelijk met de effecten van zijn licht- en geluid show bezig is en dreigt te vergeten waar het om gaat: het publiek!

U staat er voor uw gehoor. En u hebt een boodschap. U wilt dat ze er iets mee gaan doen. En om te voorkomen dat ze iets over het hoofd zien geeft u na afloop iets op papier mee. En om te laten zien dat u het publiek serieus neemt, bereidt u uw verhaal voor. En dat laat u zien. Niet meer. Niet minder.

De opening van uw presentatie

Wilt u ergens de aandacht op vestigen? Begin niet met een bullet, maar met een plaatje. Liefst van iets dat dicht bij u staat, iets persoonlijks. Wat staat er dichter bij u dan uw eigen kind? Ik laat deelnemers aan mijn trainingen altijd halverwege de samenwerking een presentatie houden waarin zij (m.b.v. PowerPoint uiteraard) moeten aangeven wat ze concreet gedaan hebben met de ideeën en tips om meer te verkopen).

Plaatjes (en dus ook sprekers!) die lang blijven hangen zijn diegenen die ongeveer als volgt zijn begonnen:

• Dit is een foto van mijn drie kinderen. De middelste is Lotje. Zij is 4 jaar. En zij vroeg vorige week aan mij: “Papa, wat doe jij eigenlijk elke dag? Mama is dokter. Maar wat ben jij?” Deze vraag zette mij echt aan het denken over wat ik doe.

En hierna vervolgt de spreker zijn betoog over doelen die hij heeft in het leven. U kunt zich voorstellen dat dit meteen leeft bij het publiek en beter overkomt dan een spreker die zegt:

• Hier zijn vijf belangrijke dingen in onze business waar het om gaat.

En dan komen er een aantal bullets in beeld. Die weliswaar hetzelfde verhaal vertellen, maar alleen voorgelezen worden. Met veel minder impact.

Bedenk dat in principe elk plaatje een soort antwoord moet zijn op een vraag die u stelt.

Om de aandacht te vestigen op dat plaatje of begrip dat u uit wilt leggen, is het dus handig om eerst iets te vragen over het fenomeen waar u het over hebt, voordat u met een oplossing komt.

Praktijkvoorbeeld accountmanager

Ik coachte een keer een accountmanager die een geïntegreerd softwarepakket aan een financieel managementteam van een grote bank moest verkopen. Hij wilde beginnen met te zeggen:

• Wij verkopen oplossingen aan alle banken, en dit zijn ze!

Hierna volgde het onvermijdelijke logo-overzicht. We hebben, met behulp van PowerPoint, het verhaal van de accountmanager omgebogen totdat er een plaatje overbleef dat leek op een excel slide. Een overzicht met cijfers.

Bij aanvang van zijn presentatie vroeg de accountmanager aan zijn gehoor: Kent u dit soort plaatjes? En hij liet ze een paar voorbeelden zien van veel gebruikte financiële tabellen.

Nadat iedereen instemmende geluiden liet horen, vroeg hij ineens:

• Maar hoe vaak stelt u zichzelf dit soort vragen als u deze overzichten ziet?
• Waar komen deze cijfers eigenlijk vandaan?
• Klopt dit eigenlijk wel wat hier staat?
• Wat betekent dit nou precies?
• Wie heeft dit opgeschreven?
• Waar haalt hij zijn kennis vandaan?

Al deze vragen verschenen ineens in gedachtenwolkjes door het beeld van de tabellen heen. En toen er nog wat luidere instemmende geluiden kwamen, was zijn reactie:

• Kijk, als u zichzelf af en toe dit soort vragen stelt, dan twijfelt u aan de herkomst en uitwerking van financiële gegevens. En wij kunnen ervoor zorgen dat u niet hoeft te twijfelen. Want wat wij doen is…

Hier begon het verkopende gedeelte van de presentatie.

Praktijkvoorbeeld leasemaatschappij

Toen een leasemaatschappij in een tenderproces verstrikt was geraakt met het aanbieden van wagenparkbeheer aan een verzekeraar, kregen zij de opdracht om met een alles of niets (er was nog één concurrent over) presentatie te komen die duidelijk moest maken wat de visie, de cultuur en werkwijze van deze leasemaatschappij was. Toen een van de accountmanagers mij belde of ik nog ideeën had, die een beetje afweken van de standaard verhalen, kwamen we al brainstormend op het volgende:

Een van de vragen was: Wat is de continuïteit van uw bedrijf? – geen bijster intelligente vraag, maar in een RFP moet je juist allerlei zinloze vragen beantwoorden.

Om de continuïteit te demonstreren zochten we foto’s van medewerkers die al meer dan 25 jaar in dienst waren. En die waren er genoeg. En toen werd het verhaal als volgt gepresenteerd:

• Kijk, dit is Dick (plaatje in beeld, jongeman met bakkebaarden, foto eind jaren 70 genomen). Hij trad in 1978 bij ons in dienst. En hier is dezelfde Dick (duidelijk dezelfde persoon, stuk ouder, plaatje foto 2005) en hij werkt hier nog steeds. Dit doet hij uit vrije wil.  Blijkbaar spreekt de continuïteit van ons bedrijf hem aan. En hij zet zich in als geen ander voor bedrijven als u.

Dus waar het gehoor een mammoet-presentatie verwachtte met allerlei feiten en getallen veranderde het in iets menselijks met gezichten. Moet ik nog vertellen dat ze de opdracht kregen?

Samenvatting, do’s en don’ts

Als u PowerPoint gebruikt, dan zijn hier wat do’s en don’ts.

Opening

Begin met een plaatje dat het gehoor aanspreekt. Vooral belangrijk is dat u ermee laat zien wat het product doet, het principe ervan, en niet zozeer wat het product is. Als u het hebt over de noodzaak van modulaire opbouw van uw software of producten, kunt u het beste starten met een plaatje van een jongetje dat met LEGO speelt. En vervolgens vraagt u of iemand wel eens LEGO weggooit. En als iedereen ontkennend reageert (altijd!) geeft u aan dat dat dus de waarde is. U kunt het altijd blijven gebruiken, ook al is het steentje meer dan 15 jaar oud.

En dat uw product hiermee te vergelijken valt. Het kan altijd aangepast of uitgebreid worden. En als u iedereen na afloop een klein doosje met LEGO geeft, kunt u zich voorstellen dat uw boodschap lang(er) blijft hangen.

Bullets per slide

Niet meer dan 5 à 6 bullets per slide met een paar kernwoorden erachter. Geen verklarende woorden die door u allemaal voorgelezen moeten worden. Voorlezen is sowieso niet presenteren. De meeste mensen kunnen zelf wel lezen, en vaak sneller dan u kan voorlezen.

Komische effecten met woorden

Waak voor overkill. Woorden die de clou van uw presentatie verraden, moeten op het laatste moment pas binnenkomen. Ik zie wel eens mensen een succes presenteren met allemaal stappen hoe het proces is gegaan. En dan is de laatste bullit die je vanaf het begin al ziet staan  ‘de deal is niet doorgegaan’. Dit haalt de spanning er wel een beetje af natuurlijk. Dat is hetzelfde als in een spannend boek eerst even het laatste hoofdstuk lezen.

Perceptie en werkelijkheid

De uitspraak ‘Perception is reality’ is maar al te waar. Niet wat u zegt, maar hoe het verhaal overkomt bepaalt de impact die u maakt. Niet de slides, maar hoe u erbij staat bepaalt wat er blijft hangen. Wat denkt u dat langer blijft hangen: uw plaatjes of het feit dat u op die bijeenkomst voor iedereen zichtbaar twee verschillende sokken aanhad?

Don’t’s

Als u het een goed idee vindt om mensen van uw verhaal af te leiden moet u vooral het volgende doen:

• regelmatig uh…ehm.. zeggen of andere stopwoordjes gebruiken;
• met sleutelbossen of muntjes in uw broekzak rammelen;
• aan uw haar/kin/bril/oor/kleding zitten en denkbeeldige oneffenheden weghalen;
• permanent ijsberen op het podium of voor de groep;
• hand-outs van te voren uitdelen en dan verbaasd zijn dat de helft van de zaal leest i.p.v. luistert;
• over de menigte heen kijken en zeggen dat u het beter vindt als er tijdens de presentatie geen vragen gesteld worden maar liever na afloop;
• meer dan 30% in de tijd uitlopen.

Ondanks alle tips toch zenuwachtig?

• Elke goede spreker is zenuwachtig. Het houdt u scherp. Dus verwelkom het gevoel als een vriend die u helpt om beter te presteren.
• Zorg ervoor dat u ruim van te voren aanwezig bent en al contact gemaakt hebt met een paar luisteraars uit de zaal. Waarschijnlijk zullen zij u aanmoedigen tijdens uw betoog. En het voelt vertrouwder een paar bekende gezichten te zien.
• Als u PowerPoint gebuikt; neem uw eigen spullen mee! Een USB stick met uw verhaal meenemen en er achter komen dat uw software niet draait op de computer die elders gebruikt wordt zal niet de eerste keer zijn.
• Bereid het goed voor! Oefen thuis uw hele verhaal voor uw partner met uw horloge ernaast. Als uw partner niet minimaal één slide eruit haalt: oefen dan met iemand anders die wél kritisch is.
• Have fun! Tijdens het spreken: smile! Als u niet enthousiast bent, waarom zou uw gehoor het moeten zijn?

Tip

Confidence comes from competence! Hoe beter u uw presentatie oefent, hoe zelfverzekerder u wordt. En dat is nou juist waar het hele verhaal om draait. Het gaat om U!