De 10 meest voorkomende fouten in offertes

Een op de drie gesprekken tussen bedrijven loopt al vast bij het sturen van een offerte. Veel bedrijven geven aan dat de prijs niet altijd doorslaggevend is. Het blijkt dat het vaak ligt aan de kwaliteit van offertes. Er worden nogal eens wat fouten gemaakt. Om ervoor te zorgen dat je die fouten vermijdt heeft Offerte.nl haar ervaringen op papier gezet.

1. Een cliché als openingszin

Een cliché gebruiken vinden klanten een grote afknapper. Veel offertes worden ingewijd met “naar aanleiding van ons gesprek”. Dat laat blijken dat je te weinig doet om de vraag van de klant echt te begrijpen. Een veelgebruikte openingszin wordt gezien als de grootste fout die je kunt maken. Klanten nemen zo’n offerte vluchtig door omdat het niet toegespitst is op de situatie. Neem de lezer al vanaf de eerste zin mee in het verhaal. Waarom gebruik je niet een woordelijke uitspraak die de klant heeft gedaan. Of zoek tenminste op waar het bedrijf van je klant voor staat.

2. Het gebruik van jargon

Boven alles moet een offerte te begrijpen zijn voor je klant. Met collega’s kun je deze vaktermen gebruiken maar vermijd ze alsjeblieft in offertes. Klanten zitten vaak in een hele andere branche dan jij. Als je niet om jargon heen kan, zorg dan ten minste voor toelichting. IT- en Engelse terminologie wordt vaak verkeerd begrepen door mensen. Je doet er goed aan om de offerte te laten lezen door iemand anders die in een totaal andere sector werkzaam is. Bijvoorbeeld een familielid of vriend(in). Dit zorgt ervoor dat iedereen de tekst begrijpt en dit voorkomt onnodige ruis.

3. Fouten in taalgebruik

Moeilijk taalgebruik wekt irritatie op – maar grammaticale- en spelfouten zijn net zo ongewenst. Het staat gewoon niet netjes als een officieel document taalfouten bevat. Dit heeft effect op je imago. Als je offerte er onverzorgd uitziet kan een klant er niet van op aan dat de opdracht wel naar behoren uitgevoerd wordt. Dt-fouten zijn veelvoorkomend in onze taal. Ook zinsopbouw is een groot probleem. Foutieve zinsopbouw kan problemen geven bij de voorwaarden. Je wilt juist dat alles overzichtelijk is. Laat iemand met veel ervaring met taal de tekst van tevoren even doornemen.

4. Een onaantrekkelijke vormgeving

Het oog wil ook wat. Aangezien mensen beelden veel sneller interpreteren dan tekst moet je daar goed op letten. De eerste paar seconden wegen vaak het zwaarste bij een beslissing. Onderbewust wordt al snel een beeld gevormd van jouw bedrijf. Zorg er dus voor dat de vormgeving de lezer over de streep trekt en niet wegjaagt. De volgende fouten in de vormgeving komen vaak voor:

• Slecht leesbare lettertypes
• Onderling verschillende lettertypes
• Headings die zijn weggelaten
• Headings die met elkaar verschillen
• Verkeerde uitgelijnde tekst
• Afbeeldingen die voor tekst staan
• Gegevens die op de verkeerde plek staan

5. Een eentonige schrijfstijl

Een eentonige schrijfstijl zorgt ervoor dat de lezer ongeïnteresseerd wordt. Laat jouw offerte de lezer meeslepen alsof het een spannend boek is. Dat klinkt misschien wat vergezocht maar juist dan blijft jouw offerte goed hangen. Je kunt de tekst aantrekkelijker maken door actief te schrijven in plaats van passief. Maak geen langdradige zinnen. Richt je op de klant en probeer te enthousiasmeren.

6. De klant niet centraal stellen

Veel mensen zetten zichzelf automatisch in de schijnwerpers. Dit gebeurt ook in offertes. Over je eigen bedrijf schrijven is heus niet slecht, maar zorg er wel voor dat de klant belicht wordt. Bedenk wat jij in deze situatie als klant belangrijk zou vinden. Vertaal het aanbod in tastbare voordelen voor de klant.

Ook speelt de lay-out hier weer een rol. Jouw huisstijl gebruiken is prima, maar verwerk ook iets van de andere partij in het ontwerp. Neem het logo van de klant op in de offerte. Probeer van de offerte iets unieks te maken en laat zien dat jij verder gaat voor de opdracht. Dan is de kans groter dat de klant niet puur voor de goedkoopste aanbieder gaat.

7. Een onduidelijke structuur/punten vergeten op te nemen

Het opstellen van een offerte hoeft geen raketwetenschap te zijn. Zorg dat de structuur volgens de norm is. Begin niet gelijk met de voorwaarden en daarnaast is een sterke afsluiting is ook gewenst. Probeer de volgende structuur aan te houden, zeker als je nog niet veel ervaring hebt.

1. Zorg voor een pakkende inleiding.
2. Beschrijf wat jouw bedrijf doet en waar het voor staat.
3. Herhaal wat de klant heeft gezegd en vat de vraag samen.
4. Geef bondig aan wat jouw aanbod inhoudt. Waarom ben jij de beste aanbieder voor deze opdracht?
5. Geef aan welke (concrete) voordelen er voor de afnemer aan verbonden zijn.
6. Zet alle kosten neer. Laat geen informatie achterwege om later irritatie te voorkomen.
7. Geef de voorwaarden weer. Zorg ervoor dat het duidelijk is maar niet negatief is geformuleerd. Je wil wel de opdracht binnenhalen.
8. Zorg voor een passende afsluiter. Val hier niet in de cliché valkuil. Maak dit niet te uitgebreid.

8. De behoeften van de klant negeren

Het is raar maar waar. Veel bedrijven houden onvoldoende rekening met wat de klant wil. Het is tijdverspilling om een offerte te maken voor iemand als je het aanbod niet aan laat sluiten op de behoefte. Zorg dat het duidelijk is wat de klant wil, wanneer de opdracht uitgevoerd moet worden en wat het budget is. Als dit onduidelijk is dan is de kans er dat je niet aan de vraag kan voldoen ook al wil je het wel. Dan gaat een andere aanbieder er natuurlijk met de opdracht vandoor.

9. Onjuiste gegevens

Nu heb je een unieke, duidelijke offerte gemaakt maar dan vergeet je na te gaan of alle gegevens wel kloppen. Het komt (te) vaak voor dat er een telefoonnummer, Naw-gegevens of e-mailadres niet klopt. Soms is de prijs zelfs verkeerd. Je begrijpt dat dit heel zonde is van je tijd en die van de klant. Daarom nogmaals het advies om alles te verifiëren voordat de offerte de deur uit gaat.

10. Vergeten een vervolgafspraak te maken

Op nummer tien staat de meest knullige fout die je kunt maken: het vergeten na te bellen om een afspraak te maken. Sommige bedrijven hebben het te druk, anderen zijn te slordig. Het komt regelmatig voor dat de klant intussen al een ander heeft gevraagd. Zorg ervoor dat je tijdig contact opneemt en heldere afspraken maakt. Persoonlijk de klant spreken is altijd positief. Zorg dat de datum, locatie en tijd duidelijk zijn en geef daarmee de concurrent geen mogelijkheid om je afnemer af te pakken.

Ga naar voorbeeld offertes!