25 tips voor online vergaderen

Vergaderen lijkt wel steeds meer tijd in beslag te nemen. De vraag is hoe je de tijd zo effectief, efficiënt en energie gevend kunt gebruiken. Zodat het minder tijd in beslag neemt maar ook dat het leuker wordt. Want als het online vergaderen leuker wordt dan is het al minder erg. Graag delen wij onze 25 tips voor online (en ook offline) vergaderen.

Wij maken onderscheid in een aantal onderdelen als het gaat over effectief, efficiënt en energie gevend vergaderen:

• Wat vraag je jezelf af voor de vergadering? Is vergaderen wel nodig?
• Wat zijn de basis onderdelen van vergaderen?
• Welke onderdelen maken het verschil (voor gevorderden)?

Voor de (online) vergadering

Als we graag minder vergaderen dan is de logische eerste vraag of vergaderen wel de beste optie is. Zijn er andere opties om hetzelfde te bereiken maar dan in minder tijd? Onze 5 tips om vooraf over na te denken zijn:

1. Is een vergadering echt nodig? Denk na over wat er zou gebeuren als de vergadering niet plaatsvindt. Hoe erg is dat? Eventueel plan je wel een meeting maar dan met een lagere frequentie of een hele korte. Een stand-up is daar een voorbeeld van, even kort afstemmen en dan weer aan het werk.
2. Vraag jezelf af of een vergadering wel het beste alternatief is. Wat zijn de andere opties om hetzelfde doel te bereiken? Denk hierbij aan eerst zelf een concept uitwerken en daarna rondsturen, persoonlijk een paar mensen bellen om input te vragen, iedereen vragen om input naar je te sturen, enz.
3. Moet ik wel deelnemen? Andersom, als je wordt uitgenodigd is natuurlijk de vraag of jij vindt dat je een voldoende grote bijdrage kan leveren. Dit kan zijn in termen van wat je komt brengen maar ook wat je kan halen, dus wat wordt de groep beter van jouw bijdrage en/of wat wordt jij beter van de bijdragen van de anderen.
4. Zorg voor de juiste randvoorwaarden. Lijkt voor de hand liggend maar alles wat te maken heeft met de ruimte waar je in zit, je wifi, omgeving, zit je lekker, maar ook je voorbereiding. Heb je al even nagedacht over het doel, jouw bijdrage, waar je vragen over hebt enzovoort? Notities maken vooraf helpt.
5. Wat voor soort vergadering moet het worden. Denk hierbij vooral aan linker en rechter hersenhelft. Rechts voor creativiteit, gevoel en visie. Links voor ratio, analyse en doelen. Of een combinatie. Zorg dan wel dat dit duidelijk is en dat de inhoud daar bij hoort.

Basis onderdelen (online) vergadering

1. Agenda is bepalend voor onderwerpen en hoeveelheid tijd per onderwerp
2. De voorzitter bewaakt de tijd en agenda, en er is indien nodig een procesbewaker en een notulist
3. Notulen geven weer wat er de vorige keer is besloten, discussies heropenen is niet de bedoeling
4. De norm is dat acties op de actielijst op tijd af zijn
5. Lever stukken conform afspraak op tijd in
6. Goed voorbereiden en alle stukken lezen
7. Stukken geven duidelijk aan wat het doel is (brainstormen, discussie, besluit …)
8. Besluitvorming wordt door de voorzitter duidelijk benoemd (tijd en procedure)
9. Onderdelen per agenda punt zijn minimaal: doel – procedure – tijd – discussie – samenvatting – afronding
10. Afspraken maken = aan afspraken houden

Onderdelen voor gevorderden

1. Praten is alleen nuttig als er ook luisteraars zijn
2. Luisteren heeft als bedoeling om de ander te begrijpen, en anders kun je daarover een vraag stellen
3. Probeer met open vragen meer helderheid te krijgen
4. Vraag jezelf bij elk onderwerp af of het om de details gaat of om de grote lijn
5. Vraag je altijd af of het nog nodig is om verder te discussiëren of je al tot een besluit kan komen
6. Vraag je ook af of je een vraag of opmerking in de meeting of juist 1-op-1 moet plaatsen
7. Je mag een collega ook helpen door vooraf een tip te geven
8. Als je weet hoe het niet moet dan weet je vast ook hoe het wel moet (of anders zeg je liever niks)
9. Let als team op het energie niveau
10. Er is niks mis met een pittige discussie met respect, en complimenten geven mag

Er is ook net een nieuw boek verschenen “Vergader jezelf gelukkig” van Bart Groenewoud, Ernst van Dam en Rik Nijkamp. In dit zelfhulpboek doen ze drie beloften om te zorgen dat ook jij je gelukkig kunt vergaderen.

1. We beloven je dat je voortaan haarfijn weet waarom jij wel of niet aan een vergadering moet deelnemen. En ook wanneer je weer weg mag.
2. We beloven je dat de vergadering die jij organiseert voortaan zo strak in elkaar zit dat je er altijd resultaat uit haalt. En dat je ook tijd overhoudt om het leuk te maken.
3. We beloven je dat we jouw team, en zelfs je hele organisatie kunnen leren om zich gelukkig te vergaderen.

Meer artikelen over vergaderen lezen?