Planning, de voordelen en mogelijkheden. 

Vandaag de dag heeft iedereen het over het plannen. Plannen van vergaderingen, plannen van afspraken, plannen van het avondje sporten, plannen van alles en nog wat.

Wat plannen we binnenkort en wat plannen we op langere termijn. Kortom, het plannen schijnt dus belangrijk te zijn en dus wil SalesGids iets meer vertellen over de kenmerken en voordelen van een goede planning. We schrijven niet voor hoe je het best je privé of persoonlijke planning kunt organiseren maar willen ons met name richten op een zakelijke en/of commerciële planning. De diverse aspecten van planning zijn er altijd op gericht om uiteindelijk effectiever te kunnen zijn in je omgang met tijd. Tijd, met name tijdgebrek, en planning zijn twee aan elkaar gewaagde uitgangspunten, zeker in de dagelijkse zakelijke sfeer. We willen dan ook de diverse planningsmogelijkheden beschouwen vanuit de zakelijke en commerciële kant. Is plannen moeilijk en welke hoofdaspecten kunnen we in planning onderscheiden?

Is plannen moeilijk?

Nee! Plannen doen we de hele dag door zonder dat we daar bij nadenken of dat we daar specifieke competenties voor moeten aanspreken. Van jongs af aan zijn we er al mee bezig en naarmate we ouder worden wordt het plannen, met name in de privé-sfeer, een integraal onderdeel van de dag. Verend genoeg is er een verschil tussen het zakelijke plannen en het plannen in de privé-sfeer. Waar dit verschil vandaan komt is onduidelijk. Maar nagenoeg alle mensen die een zomer- of wintersport willen boeken realiseren zich dat ze dit op tijd moeten regelen om ‘misgrijpen’’ te voorkomen, met andere woorden ‘plannen’ dus! De tijd die we dagelijks tot onze beschikking hebben willen we zo effectief mogelijk inzetten, de agenda (digitaal of niet) biedt ons de mogelijkheid om alle activiteiten zo goed mogelijk in te plannen. Privé lukt ons dat aardig m.b.t. de sportavond, het avondje uitgaan, de verjaardagen etc. Als je echter het planningsproces bespreekt met verkopers en/of accountmanagers lijkt het alsof men opeens planning als iets moeilijks moet ervaren.

Welke aspecten kun je (zakelijk) plannen!

Om een goede planning te maken dien je eerst te bepalen welke aspecten je in je planning wil betrekken. Ook hierin zul je als commerciële persoon moeten bepalen wat het belangrijkste voor je is. SalesGids geeft een aantal mogelijkheden aan die kunnen worden meegenomen in deze priorisering;

Korte of Lange termijn

Interne of Externe planning

Planning naar Klant, Klantgroep of Prospects

Planning naar Doelstelling

Planning naar Tijd

Elk van de mogelijkheden kent specifieke uitgangspunten

Korte of Lange termijnplanning

Korte of Lange termijnplanning.Uitgangspunt is dat je als commerciële persoon een onderscheid moet kunnen maken tussen korte en lange termijn. Deze priorisering van ‘taken’ met betrekking tot je eigen planning geeft ook direct een helder inzicht in de taken die je op korte termijn moet regelen en geeft enig uitstel in de taken voor de langere termijn. Bij het bepalen van taken op langere termijn dient wel nadrukkelijk te worden nagegaan of deze taak wel of niet arbeidsintensief is. Stel dat iets over twee maanden effectief en uitgevoerd op de planning staat maar het project kent een (intern of extern) voorbereidingstraject van vier a zes weken dan dient er reeds in de agendaplanning ruimte gereserveerd te worden om aan dit project tijd te besteden. Welke aspecten zijn van belang mee te nemen in een goede korte of lange termijn bepaling?

Korte of Lange termijn

Bepaal of de activiteiten die gedaan moeten worden binnenkort of binnen afzienbare tijd gereed moeten zijn. Of dat deze verschoven kunnen worden naar een later tijdstip. Let wel, niet het aantal dagen ‘verder weg” in de tijd, is bepalend voor een korte of lange termijnplanning maar de ‘zwaarte’ of omvang van de klus of werkzaamheden is hiervoor belangrijk. Het is derhalve logisch om te veronderstellen dat een combinatie van ‘omvang en zwaarte van de werkzaamheden’ in combinatie met ‘aantal dagen vanaf nu gereed’ bepalend is voor een activiteit op korte of lange termijn. Een werkmethodiek die door veel commerciële mensen wordt toegepast is dat zij in de ochtend aandacht schenken aan de lange termijn zaken (in de ochtend zijn ze fris en helder om de strategische aspecten aandacht te geven) en in de middag wordt er tijd gereserveerd voor de korte termijn werkzaamheden.

Interne of Externe Planning;

Als de diverse werkzaamheden niet alleen in ‘eigen’ bedrijf plaatsvinden, oftewel er zijn externe aspecten die van belang zijn voor onze werkzaamheden met betrekking tot de inhoud (van een offerte), de aanlevering (van diverse materialen of andere zaken dan dienen we in het planningsproces mee te nemen dat deze externe factor van belang kan zijn voor onze eigen planning. Het heeft derhalve geen enkele zin om een offertepresentatie op korte termijn te plannen als we voor de inhoud of prijzen afhankelijk zijn van externe leveranciers. Zo kan het voorkomen dat een offerte aanvraag, die op zich niet zo omvangrijk is, opeens een lange termijn zaak is geworden omdat we afhankelijk zijn van externen. Bij interne aspecten is het vaak een kwestie van goed intern overleg en het bespreken van de mogelijkheden die basis zijn voor een offerte of aanbieding. Overigens is het vaak moeilijker om intern lastige aspecten te regelen of er extra druk op te zetten om de zaken te regelen dan dat dit extern ‘voor moeilijkheden’ zorgt. Als inkoper bij een extern bedrijf zijn we vaak minder gereserveerd om keihard ‘eisen’ te stellen dan bij de eigen collega’s van ons bedrijf.

Planning naar Klant, Klantgroep of Prospects;

Deze vorm van planning wordt vaak toegepast als een verkoper / account manager een grote hoeveelheid verschillende klanten heeft of klanten heeft die allemaal ‘ongeveer’ hetzelfde zijn of doen qua activiteit. Per klant kun je segmenteren naar klantgrote, klantbelangrijkheid, klantgroei, klantrelatie-met-het-bedrijf en diverse combinaties ervan. De ene klant is vaak net even anders dan de andere klant en daarom belangrijker voor onszelf en het bedrijf. Als er diverse klanten in een zelfde categorie kunnen worden ondergebracht kunnen we spreken van een klantgroep. Onze commerciële mogelijkheden en aanbiedingen kunnen we afstemmen voor diverse verschillende klanten waarvan we hebben herkend en erkend dat ze allemaal met een zelfde verkoopbeleid benadert kunnen worden. Onderling verschil is minimaal waardoor we verschillende commerciële aspecten voor de klantgroep (in plaats van een klant) kunnen afstemmen. 

Prospects oftewel de (mogelijk) nieuwe klant kun je ook inschalen naar grote, belangrijkheid en, zeker niet minder belangrijk, bijdrage of winstgevendheid. Dit laatste wordt veel te weinig in overweging genomen terwijl je beter één klant/prospect erbij kunt hebben et een bruto-bijdrage (marge) van 20% dan 4 nieuwe klanten met een bijdrage van 5%. Ervan uitgaande dat ze vergelijkbaar zijn in omvang en importantie voor het eigen bedrijf.

Planning naar Doelstelling;

Plannen naar het realiseren van een specifieke doelstelling wordt nog niet zoveel door verkopers en account managers toegepast. Begrijpelijk overigens want het zijn doorgaans ‘kwalitatieve’ doelstellingen en beoordeling hierop is, zowel voor de verkoper als de manager, lastiger dan ‘kwantitatieve’ doelstellingen. Deze zijn meer meerbaar, indien goed geregistreerd redelijk objectief en makkelijker te interpreteren. Het plannen naar aanleiding van een bepaalde doelstelling wordt meestal toegepast in langlopende, commerciële trajecten waarbij er (nog) geen goed overzicht is van mogelijke kwalitatieve of kwantitatieve doelstellingen die gerealiseerd kunnen worden. Het is in deze planningstechniek zeker goed te veronderstellen dat je diverse kleine doelstellingen ‘achter elkaar’ definieert om uiteindelijk tot de realisatie van de grotere doelstelling te komen. Een voorbeeld kan zijn dat een eerste doelstelling is om ‘binnen’ te komen om je eigen bedrijf te presenteren, gevolgd door de doelstelling een proefofferte te mogen uitbrengen waarna eventueel een proefopdracht volgt. Op deze wijze kun je verschillende doelstellingen op elkaar laten aansluiten.

Planning naar Tijd;

Planning in ‘tijd’ lijkt op plannen op korte en lange termijn echter met het verschil dat je de hoeveelheid tijd die je aan je planning cq realisatie van de doelstellingen wilt besteden kwantificeert en afbakent in tijd. Met andere woorden. Je neemt jezelf voor om niet langer dat twee maanden aandacht te besteden aan het binnenhalen van een nieuwe prospect of klant. In deze twee maanden doe je als verkoper of account manager er alles, of in ieder geval zoveel mogelijk voor om de desbetreffende relatie binnen te halen. De verschillende aspecten die je wilt ondernemen heb je bij voorkeur al omschreven in een account- of prospectplan. Wanneer de omschreven onderdelen van dit plan niet tot enig resultaat geleid hebben dan worden geen verdere acties richting deze klant ondernomen. Planning in tijd wordt ook wel eens aangevuld met een bedrag in geld. Dit laatste om enig inzicht te krijgen in de kosten die een bedrijf wil investeren om een nieuwe relatie te werven.