Win-win of hard tegen hard?

Tijdens de workshop ‘Hoe overleef ik een inkoper?’ blijkt dat veel verkopers het spannend vinden om er met een inkoper samen goed uit te komen. Wat is dat toch dat obstructiegedrag van een inkoper en hoe kan een verkoper daar het beste mee omgaan?

Obstructiegedrag van een inkoper

Denkproducties organiseert veel spraakmakende workshops met een knipoog. Zo wordt tijdens de workshop ‘Hoe overleef ik een inkoper?’ de karikatuur van een inkoper scherp neergezet. Niets voor niets, want keer op keer blijkt dat veel verkopers blijven aanlopen tegen die laatste horde in het verkoopproces: de inkoper.

Uit de mond van zowel Bijzonder Hoogleraar Inkoopmanagement professor dr.ir. Bart Vos als een inkoper komen de volgende trainerende tactieken om het de verkoper moeilijk te maken.

• onterecht dreigen met buitenlandse concurrenten;
• afspraken afzeggen;
• te laat komen;
• uitvergroten van wat er mis ging;
• iemand in de zon laten kijken;
• niets te drinken of eten geven en geen pauzes inlassen tijdens de onderhandelingen;
• zinspelen op het feit dat u zo een vervolgafspraak hebt, wegmoet en daar vervolgens misbruik van maken;
• op ‘eigen terrein’ uitnodigen (bij de inkoper);
• chaos creëren tijdens het gesprek;
• de ‘eagerness’ testen door de potentiële leverancier drie keer voor ‘niets’ te laten komen.

Herkent u het obstructiegedrag al? Een inkoper vertelde me dat de laatste tactiek wel eens werd toegepast. Dus u bent netjes op tijd, u komt vanuit Den Bosch naar Den Helder gereden en na tien minuten stopt het gesprek, omdat de inkoper ‘plotseling weg moet’. “Maak maar een nieuwe afspraak,” zegt hij en dit herhaalt zich een paar keer. Uw verkoopleider zet u onder druk en geeft u op uw kop, want u moet deze toch een keer scoren en waar de inkoper van droomt, gebeurt: u en uw verkoopleider geven toe om de zaak nu snel af te ronden. Binnen is binnen. Met deze aanpak wil de inkoper testen of er ‘lucht in de zaak zit’. Met andere woorden: de verkoper kan ook zeggen “Bekijk het maar”, omdat hij een goed gevulde ordeportefeuille heeft. Als dit niet het geval is of de klant moet om strategische redenen binnengehaald worden (klinkende naam voor op de referentielijst), dan buig je vroeg of laat.

Korte termijn winst

Alle vervelende gedragingen die ik hiervoor noemde, zijn alleen goed voor de korte termijnwinst van de afnemer. Denk nu eens aan toekomstige reputatie van deze ‘klant’. Hoe zal deze in de markt bekend komen staan qua reputatie? Ook de bereidheid van u als leverancier om ‘mee te denken’ in de toekomst neemt vast en zeker af. Wat wint de inkoper hiermee? Ja, een ding: hij is aan de macht, of denkt dit althans…

Wees u ervan bewust dat de inkoper nagaat hoe het zit met uw mandaat, product- en marktkennis en de onderlinge machtsbalans. Ook uw voorkomen (kleding en verzorging) en uw verbale kwaliteiten spelen een belangrijke rol, want sommige inkopers deinzen er niet voor terug om u in een hoek te drijven.

Ja, leuk… maar hoe moet ik hier nu mee omgaan?

Nog even terug naar het hiervoor genoemde voorbeeld dat de verkoper in de zon moet zitten. Als dat u last geeft, benoem dat dan gewoon. Vraag of u ergens anders mag gaan zitten, omdat u last heeft van de zon. U wilt de inkoper tenslotte goed kunnen aankijken en een fatsoenlijk gesprek met de man kunnen voeren, toch? Laat het u dus allemaal niet welgevallen, maar kom in actie. Hetzelfde geldt als de leverancier u op rantsoen zet, terwijl het inkoopteam wat tegenover u zit wel af en toe opstaat om zich in de kantine te laven. Stap dan over op metacommunicatie en breek het gesprek open: “Jullie zijn professioneel, wij zijn professioneel. Ik streef een evenwichtige relatie na en ik heb niet de indruk dat we op deze manier beide belangen gaan dienen.” Deze onmenselijke en terroriserende manier van benaderen vanuit de leverancier mag u gewoonweg niet slikken. Ook niet als de belangen groot zijn. Het gaat over de grens van de algemene normen, waarden en ethiek heen.

Ook is er een oplossing als de leverancier misbruik maakt van uw tijdsprobleem, omdat hij weet dat u zo een vervolgafspraak hebt. Een eerste vereiste is dat u de regie hebt en houdt over het gesprek en proces, althans zo veel als mogelijk. Aan het begin van het gesprek, schetst u de agenda en het tijdschema. Mocht halverwege blijken dat u achterloopt op schema, dan kunt u nog ingrijpen. Of u kunt kiezen om een vervolgafspraak te maken als u het niet red qua tijd, in plaats van de inkoper de lol gunnen dat u met die deadline zit. Samenvattend: zet uw directheid in, heb lef en ga deze discussie aan met de inkoper.

Wederzijdse afhankelijkheid

Het is ook goed om u te realiseren dat de leverancier op een gegeven moment afhankelijk van u wordt: het moment van levering en daarna. Stel nu dat de productie van de klant stil komt te liggen doordat iets mis gaat wat u geleverd hebt. Dan heb je het meest fantastische contract binnengesleept als inkoper, maar als het dan de beurt wordt aan de leverancier om wat te gaan traineren, dan is de klant de dupe en krijgt de inkoper intern op zijn kop. Zelfs SLA’s (Service Level Agreements) helpen dan onvoldoende. Van een claim van € 10.000 wordt de ander niet blij. Ter wille van de relatie komt het vaak niet zover, dus wat is dan de waarde van een SLA?

In de kern zal zowel de leverancier als u gebaat zijn bij een goede relatie. Zeker als het gaat om langere termijn en strategische producten. U krijgt wellicht niet altijd deze indruk, maar dat is het spel moet u maar denken.

Auteur: Jan-Willem Seip