Bezoekvoorbereiding

Veel verkopers doen te weinig aan bezoekvoorbereiding. Oorzaken als tijdgebrek, er geen aanleiding voor zien, opportunisme) ik zie wel wat er op me af komt), ontbreken van relevantie documentatie binnen het bedrijf, gebrek aan relevante abonnementen om magazines, etc, etc, kunnen hiervoor de aanleiding zijn. Een van de oorzaken is ook het niet willen inzien van het nut van een voorbereiding.

Het nut van een goede bezoekvoorbereiding kan uiteindelijk bijdragen aan een aantal belangrijke aspecten om aan het eind van het verkooptraject de overeenkomst te sluiten of de opdracht binnen te halen. Een goede voorbereiding komt in alle takken van sport en alle zakelijke disciplines voor en heeft allang het nut ervan bewezen. Een sporter zal een wedstrijd altijd voorbereiden, zich willen ‘inleven’ in de tegenstander, zijn of kansen willen inschatten en vooral de zwakke plekken willen herkennen.

En om de wedstrijd tot een goed einde te brengen zal hij tijd vrijmaken om ‘openingen’ te creëren om zijn kansen in succes om te zetten, in andere woorden; trainen! In het zakelijke leven wordt dit allemaal nog een beetje onderschat en wordt er over het algemeen te weinig tijd besteed aan het voorbereiden en trainen om de ‘zakelijke wedstrijd’ te spelen. Tevens moeten we een verschil maken tussen voorbereidingen ten behoeve van een prospect (een eerste contact) en een voorbereiding voor een relatie die we al langer kennen.

Wat zijn zoal aspecten die in een goede voorbereiding moeten worden meegenomen t.b.v. een prospect.

1) Hoe is het eerste contact ontstaan?

Als we ervan uitgaan dat een klant ons bedrijf heeft gebeld om een afspraak te maken is het goed om dat eerste telefoongesprek al te gebruiken om diverse aspecten te weten te komen. Is dit eerste contact ontstaan via een andere zakelijke relatie van ons, hoe is onze prospect aan ons adres of telefoonnummer gekomen, kent hij ons bedrijf al, wat weet hij ervan en wat zijn de redenen om ons bedrijf te bellen. Daarnaast is het goed dat eerste gesprek te gebruiken om nadere informatie te krijgen over de mogelijke klant. De functie van de persoon die ons belt, de branche van dat bedrijf, een relatie met een mogelijke huidige aanbieder van een soortgelijk product of dienst, welke aspecten bespoken moeten worden en welke zaken belangrijk zijn om in een gesprek mee te nemen of aan te stippen. Het is de ervaring en kwaliteit van de verkoper die in tijd van het eerste gesprek al veel informatie weet te verzamelen en deze weet te noteren als gespreksnotities. Overigens zijn er al veel verkopers die een kleine recorder gebruiken (op kantoor of in de auto) om op deze wijze niet te hoeven noteren en toch alle ‘opnemen’.

2) Vertaal de eerste informatie naar een actielijst!

Nadat je de eerste informatie in korte stijl op papier hebt gezet dien je een overzicht te maken van alle interne en mogelijk externe factoren die van belang kunnen zijn als voorbereiding voor het eerste gesprek. Zie dit als een kleine ‘swot- analyse’ op deze mogelijke klantrelatie. Ga na of we ooit al eerder contact met de klant hebben gehad, wie en wanneer dat was, waarom dit niet heeft geleid tot een relatie. Welke interne informatie er beschikbaar is over de branche, of er externe informatie ‘aangeschaft’ kan worden, welke unieke aspecten ons bedrijf kan bieden aan deze mogelijke klant, hoe onze marktpositie is t.o.v. andere aanbieders etc. Ga ook vooral na, of probeer dat in ieder geval, wie onze contactpersoon is. Wat is het voor persoon, beslist hij zelf, wie zijn eventuele beïnvloeders etc. Dit alles is absoluut noodzakelijk om goed beslagen ter ijs te komen. Het begrip ‘kennis is macht’ lijkt wat zwaar aangezet maar als je als verkoper veel gestelde vragen tijdens het eerste gesprek kunt beantwoorden, in plaats van het standaardantwoord “ik weet dat niet”, sta je aanzienlijk sterker t.o.v. mogelijke concurrenten. Je krijgt immers zelden een tweede kans voor een eerste indruk!!

3) Het eerste bezoek, de presentatie!

Allemaal open deuren maar schijnbaar lijken ze voor veel verkopers maar moeilijk open te zetten. De eerste indruk is een compilatie van allerlei factoren. We noemen er een paar.

Wees op tijd!
D.w.z. geen uur te vroeg maar ook zeker geen kwartier te laat. En hoewel er allerlei redenen, verwacht of onverwacht, aangewend kunnen worden is op tijd komen zeker geen overbodige luxe. Gebruik niet altijd de autotelefoon om drie minuten voor bezoekaanvang te bellen met het argument dat er file staat of dat een vorig bezoek is uitgelopen.

Wees representatief!
Kleding hoeft tegenwoordig niet aalleen een blauw of grijs pak te zijn, vandaag de dag kun je je best sportief en tegelijkertijd netjes kleden. Natuurlijk verschilt dit per branche maar doorgaans hoeft het niet meer volgens de beeldspraak dat ‘de kleding de man (of vrouw) maakt’. Ook klanten realiseren zich dat het uiteindelijk primair gaat om de uiteindelijke inhoudelijke kwaliteit van de verkoper en minder om de ‘performance’.

Neem mee wat je nodig hebt!
Veel verkopers hebben een enorme koffer met allerlei spullen erin om er maar zeker van te zijn ‘dat ze alles bij zich hebben’. In plaats van een zakelijk gesprekspersoon die veel kennis in het hoofd heeft komen ze over als een ‘sjouwer’ van een enorme tas met informatie. Het kan overkomen alsof je geen parate kennis van zaken hebt en alle kennis in de koffer hebt zitten. Sla ook niet door als een ‘etalage’ van moderne techniek. Veel verkopers beschikken over een mobiele telefoon, een laptop, een digitale agenda en wellicht nog andere digitale nieuwigheden, en vinden het een ‘uitstraling’ hebben om dit alles op tafel te leggen. Het tegendeel is waar.

Bouw een gesprekssfeer!
Neem als verkoper de leiding in het gesprek. ‘Leiding in het gesprek’ wil niet zeggen dat je de klant jouw wil en gespreksonderdelen wil opleggen maar dat je wel degelijk een doel wilt realiseren en daarvoor een gesprekssfeer nodig hebt. Gebruik absoluut geen zinnen die te maken hebben met de kwaliteit van de koffie, hoe mooi jij het kantoor vindt, dat je het erg waardeert dat je op bezoek mag komen etc. Dit zijn absolute dooddoeners en worden al sinds jaar en dag doorzien. Ga meer op de persoon in waar je een gesprek mee wilt aangaan, een dialoog mee wilt starten. Tast af wat zijn / haar interessegebieden zijn en probeer daar een minuut of wat over te babbelen. Luister goed en analyseer de reacties. Deze info geeft je informatie over hoe je gesprekspersoon ‘in z’n vel zit’.

Agendeer het gesprek!
Geef aan wat je minimaal wil bespreken en in welke volgorde. Geef deze agendering desnoods ook op papier aan de klant. Dat geeft hem de gelegenheid er eventueel gesprekspunten toe te voegen en notities te maken op een stukje briefpapier waar ons bedrijfsloge op staat. Daarnaast voorkomt een goede agendering dat je ook zelf mogelijke gespreksonderdelen vergeet. Het is zelfs mogelijk om, als indicatie, de tijdsduur aan te geven per agenda onderdeel.

Nog meer artikelen over verkoopgesprek?